Ergonomia toimistotyössä ja etätyössä: työnantajan opas

Hyvä ergonomia toimistotyössä tarkoittaa, että työpiste, työvälineet ja työn tauotus sopivat työhön ja tekijäänsä niin, ettei työstä aiheudu haitallista kuormitusta. Työturvallisuuslain 738/2002 24 §:n mukaan työnantajan on valittava, mitoitettava ja sijoitettava työpiste ja työvälineet ergonomisesti asianmukaisella tavalla ja mahdollisuuksien mukaan säädettäviksi. Näyttöpäätetyöstä on lisäksi valtioneuvoston päätös 1405/1993, ja etätyössä samat velvoitteet koskevat myös kotia, mutta työnantajan rajalliset mahdollisuudet otetaan huomioon (5 §).

Ergonomia on englanniksi ergonomics. Tämä opas on 5–25 hengen toimisto-, IT- tai asiantuntijayrityksen perustajalle tai operatiiviselle johtajalle. Oppaan työhyvinvointi lyhyt ergonomiaosio kertoo perusasiat; tässä mennään syvemmälle.

Mitä ergonomia tarkoittaa toimistotyössä?

Työterveyslaitoksen mukaan ergonomia on työn ja toimintaympäristön ennakoivaa suunnittelua ja kehittämistä, ja se jaetaan fyysiseen, kognitiiviseen ja organisatoriseen ergonomiaan. Tämä opas käsittelee fyysistä ergonomiaa eli työpistettä, työasentoja ja taukoja. Keskeytysten ja tietotulvan kaltaiset kognitiiviset kuormittajat kuuluvat oppaaseen psykososiaalinen kuormitus työssä.

Työterveyslaitoksen ergonomian tietopankin toimisto- ja tietotyön osion mukaan ongelmia voivat aiheuttaa esimerkiksi pitkäkestoinen paikallaan istuminen, samoina toistuvat pään tai käsien liikkeet, kumara tai kiertynyt niskan asento, tukemattomat käden asennot, näkemiseen liittyvät vaikeudet ja taukojen puute. Monet vaivat voidaan välttää tai niitä voidaan helpottaa parantamalla työpisteen ergonomiaa ja työtapoja.

Mitä laki vaatii työnantajalta ergonomiasta?

Velvoitteet ovat työturvallisuuslaissa 738/2002 ja valtioneuvoston päätöksessä näyttöpäätetyöstä 1405/1993. Henkilöstörajaa niissä ei ole.

• Työturvallisuuslaki 24 §: työpisteen rakenteet ja työvälineet on valittava, mitoitettava ja sijoitettava ergonomisesti asianmukaisella tavalla, ja niiden tulee mahdollisuuksien mukaan olla säädettäviä. Työntekijällä on oltava riittävästi tilaa ja mahdollisuus vaihdella työasentoa, ja toistorasituksen haitta on vältettävä tai pidettävä mahdollisimman vähäisenä.
• Työturvallisuuslaki 26 §: näyttöpäätetyö on järjestettävä mahdollisimman turvalliseksi.
• Työturvallisuuslaki 10 §: työn fyysiset kuormitustekijät kuuluvat riskien arviointiin.
• Näyttöpäätetyön päätös: sitä sovelletaan työhön, jossa merkittävä osa tehdään näyttöpäätteellä. Työnantajan on arvioitava työpisteet ottaen huomioon näölle aiheutuvat vaarat sekä haitallinen fyysinen ja henkinen kuormitus (3 §), järjestettävä työ niin, että tauot tai toiminnan muutokset keskeyttävät näyttöpäätetyön säännöllisesti (4 §), ja annettava opetusta ja ohjausta, kun työ alkaa tai työpisteen järjestelyt muuttuvat olennaisesti (5 §).

Päätöksen 6 ja 7 § koskevat näön- ja silmientarkastusta ja erityisiä silmälaseja; niistä kertoo opas näyttöpäätelasit. Uuden työntekijän ohjaus kannattaa liittää perehdytykseen.

Hyvä ergonomia toimistotyössä: työpisteen osat

Taulukko yhdistää näyttöpäätetyön päätöksen liitteen vähimmäisvaatimukset ja Työterveyslaitoksen tietopankin suositukset. Vastuusarake perustuu siihen, että työnantaja hankkii ja ohjeistaa ja työntekijän on lain 18 §:n mukaan noudatettava ohjeita ja huolehdittava käytettävissään olevin keinoin omasta turvallisuudestaan.

Näyttöpäätetyön päätöstä ei sovelleta kannettaviin järjestelmiin, joita ei käytetä työpisteessä tavallista pitempään (1 §). Päivittäinen työläppäri on siis eri asia kuin satunnaisesti matkalla käytetty kone. Taukojen ja palautumisen yhteydestä kertoo opas palautuminen työstä.

Etätyön ergonomia: mitä työnantaja voi vaatia kotona?

Työturvallisuuslain 5 §:n mukaan lakia sovelletaan myös työhön, jota työntekijä sopimuksen mukaan tekee kotonaan tai muussa valitsemassaan paikassa. Ergonomiaa ja näyttöpäätetyötä koskevissa lain 5 luvun velvoitteissa otetaan kuitenkin huomioon työnantajan rajoitetut toimintamahdollisuudet. Työvälineiden käyttämistä koskevia säännöksiä on silti noudatettava kotonakin.

Työsuojeluhallinnon etätyöohjeen mukaan kotona on otettava huomioon perustuslaissa turvattu kotirauha, ja on tärkeää selvittää yhdessä työntekijän kanssa, että työ sujuu etänäkin häiriöttä, turvallisesti ja ergonomisesti. Käytännössä raja kulkee näin:

• Työnantaja voi antaa ohjeet työpisteen säätämisestä ja tauoista, kysyä kotityöpisteestä, sopia, mitä välineitä se antaa käyttöön, ja odottaa, että työntekijä noudattaa ohjeita (18 §).
• Työnantaja ei voi tarkastaa kotia kuten toimistoa, koska kotirauha on otettava huomioon, eikä se voi yksin päättää kodin kalustamisesta.
• Kustannukset: työturvallisuuslaissa ei ole säännöstä siitä, kuka maksaa kotityöpisteen kalusteet. Työsuojeluhallinnon mukaan mahdolliset kustannukset ja niiden jakautuminen ovat etätyössä tyypillisesti sovittavia ehtoja. Kirjaa ne etätyösopimukseen ja tarkista oma työehtosopimuksesi.

Kotityöpisteen kartoitukseen sopii Työturvallisuuskeskuksen etätyön työolojen kartoituslomake. Vakuutukset, työaika ja etätyösopimus ovat oppaassa työnantajan vastuut etätyössä, ja etätyön kuormitus ja jaksaminen oppaassa etätyö ja jaksaminen.

Kuvitteellinen esimerkki: 14 hengen ohjelmistoyritys sopii, että toimiston jokaisessa työpisteessä on sähköpöytä, säädettävä tuoli, erillinen näyttö, näppäimistö ja hiiri. Etätyötä tekevä saa lainaksi näytön, näppäimistön ja hiiren, ja muista kotityöpisteen hankinnoista sovitaan etätyösopimuksessa. Uusi työntekijä käy itsearviointilistan läpi ensimmäisellä viikolla, ja puutteet kirjataan riskien arviointiin. Esimerkki havainnollistaa käytäntöä eikä ole lakivaatimus tietystä varustuksesta.

Mitä työterveyshuollon fysioterapeutti tekee?

Työterveyshuoltolain 1383/2001 12 §:n mukaan työterveyshuoltoon kuuluu työn ja työolosuhteiden selvittäminen työpaikkakäynnein, ottaen huomioon muun muassa työn kuormittavuus, sekä toimenpide-ehdotukset työn terveellisyyden parantamiseksi ja tarvittaessa työn sopeuttamiseksi työntekijän edellytyksiin. Siihen kuuluu myös neuvonta ja ohjaus. Ergonomiassa fysioterapeutti voi tehdä näitä tehtäviä: arvioida työpisteitä ja työasentoja osana työpaikkaselvitystä, ohjata työpisteen säätämisessä ja tehdä toimenpide-ehdotuksia. Suoravastaanotosta ja Kela-korvauksesta kertoo opas työfysioterapeutti, ja lyhyistä liikeideoista taukoliikunta työpaikalla.

Työterveyshuollossa toimivalla fysioterapeutilla on valtioneuvoston asetuksen 708/2013 13 a §:n mukaan oltava fysioterapeutin pätevyys ja lisäksi vähintään 15 opintopisteen työterveyshuollon koulutus kahden vuoden kuluessa tehtäviin siirtymisestä.

StartHealthin kaikkiin paketteihin kuuluu työpaikkaselvitys; toimistotyössä osa siitä voidaan tehdä etänä. Basic-paketissa on fysioterapeutin etäohjaus lääkärin arvion perusteella, ja Support lisää fysioterapeutin lähivastaanoton Helsingissä etäarvion ja ohjauksen perusteella. Rajat vahvistetaan tarjouksessa, ja paketit ovat palvelusivulla. Etäpalvelujen käytännöistä kertoo opas työterveys etänä.

Mistä löytyy luotettavaa ergonomiamateriaalia?

• Työterveyslaitoksen ergonomian tietopankki: toimisto- ja tietotyön osio kuvaa toimivan työaseman piirteet ja työtuolin säädöt vaihe vaiheelta.
• Työsuojeluhallinnon ohje näyttöpäätetyöstä: sen mukaan näyttöpäätetyön ergonomiaan vaikutetaan parhaiten työpisteiden suunnitteluvaiheessa, ja suositeltava vähimmäiskoko on yhden hengen työtilalle 10–12 neliötä ja avotilassa 7–8 neliötä työntekijää kohden.
• Työturvallisuuskeskuksen kartoituslomake etätyöpisteelle (yllä).

Itsearviointi: toimistotyöntekijän ergonomia

Anna lista työntekijöille perehdytyksessä ja etätyön aloittamisen yhteydessä. Jokainen kohta, joka ei toteudu, on tieto työnantajalle.

1. Jalat ovat tukevasti lattialla tai jalkatuella, eikä istuimen etureuna paina polvitaipeita.
2. Selkä tukeutuu selkänojaan, ja ristiselän tuki on alaselän notkon kohdalla.
3. Kyynärvarret ovat näppäimistöllä tai pöydällä noin vaakatasossa, ja hartiat ovat rentoina.
4. Näytön ylin tekstirivi on katseen vaakatason alapuolella.
5. Näytössä ei ole häikäisyä eikä heijastuksia, ja kirkkaus ja kontrasti on säädetty valaistukseen.
6. Näppäimistön edessä on tilaa tukea kädet, ja hiiri on lähellä näppäimistön reunaa ranne suorana.
7. Kannettavaa käytetään pitkään vain erillisen näppäimistön, hiiren ja korotetun tai erillisen näytön kanssa.
8. Työasentoa vaihdetaan, ja liikkeelle lähdetään vähintään kerran tunnissa.
9. Kotityöpisteen puutteista on kerrottu esihenkilölle, ja välineistä on sovittu.
10. Jos silmät väsyvät näyttötyössä tai omat lasit eivät sovi näyttöetäisyydelle, asia on viety työterveyshuoltoon.

Usein kysytyt kysymykset