Etätyö: työnantajan vastuut, vakuutus ja työturvallisuus

Työnantajan vastuu ei pääty toimiston ovelle: työturvallisuuslaki, työaikalaki ja lakisääteinen tapaturmavakuutus koskevat myös etätyötä. Kaksi asiaa muuttuu. Työnantajan mahdollisuudet vaikuttaa kotona tehtävän työn oloihin ovat rajalliset, ja tapaturmavakuutus korvaa etätyössä vain työnteon yhteydessä sattuneet tapaturmat, ei tauoilla sattuneita. Siksi etätyön käytännöistä kannattaa sopia kirjallisesti.

Tämä opas on työnantajalle, jonka tiimi tekee toimisto- tai asiantuntijatyötä etänä tai hybridinä Suomessa. Etävastaanotot ja hajautetun tiimin työterveys käydään läpi oppaassa työterveys etänä, ja muut työnantajan tehtävät on koottu oppaaseen työnantajan velvollisuudet.

Mitkä työnantajan velvollisuudet koskevat etätyötä?

Työsuojeluhallinnon mukaan työsopimuslaki, työaikalaki ja työturvallisuuslaki ovat lainsäädännöllisenä perustana myös etätyössä. Taulukko kokoaa, mitä työnantajan velvollisuudet etätyössä tarkoittavat käytännössä.

Etätyö ulkomailla on eri tilanne, jota tämä opas ei käsittele: selvitä vakuutusturva, sosiaaliturva ja verotus erikseen ennen kuin sovit siitä.

Mitä tapaturmavakuutus korvaa etätyössä?

Työnantajan on vakuutettava työntekijänsä työtapaturman ja ammattitaudin varalta (työtapaturma- ja ammattitautilaki 459/2015, 3 §). Työsuojeluhallinnon mukaan lakisääteinen tapaturmavakuutus on voimassa myös etätyöjärjestelyissä, mutta korvattavuudessa voi olla rajoituksia. Etätyön tapaturmavakuutus on siis suppeampi kuin toimistolla.

Rajaus tulee lain 25 §:stä. Kun työntekijä tekee työtään asunnossaan tai muualla kuin työnantajan järjestämissä tiloissa paikassa, jota työnantaja ei ole määritellyt, ei sovelleta 22 ja 23 §:n säännöksiä työntekopaikan alueella, asunnon ja työpaikan välisellä matkalla sekä ruokailu- ja virkistystauolla sattuneen tapaturman korvaamisesta.

• Korvataan: työnteon yhteydessä sattunut tapaturma (21 §), myös kotona.
• Ei korvata työtapaturmana: tauolla tai muussa oheistoiminnassa sattunut etätyön tapaturma. Tapaturmavakuutuskeskuksen esimerkkejä ovat lounastauolla leipää leikatessa saatu haava ja kompastuminen kodin portaissa lounastauolla.
• Toimistolla vastaavat tapaturmat korvataan työtapaturmana säännöksen perusteella, jota ei sovelleta etätyöhön.

Tapaturmavakuutuskeskuksen mukaan etätyön tapaturmista on vielä verrattain vähän oikeuden ratkaisuja. Siksi kannattaa sopia selkeästi, missä ja milloin työtä tehdään: se auttaa ratkaisemaan, milloin työntekijän katsotaan olevan työssä. Ilmoitukset ja määräajat tapaturman jälkeen käydään läpi oppaassa työtapaturma.

Työnantaja voi liittää pakolliseen vakuutukseen vapaaehtoisen vapaa-ajan tapaturmavakuutuksen (199 §). Tapaturmavakuutuskeskuksen mukaan siitä korvataan muun muassa etätyöpäivän aikana tauoilla sattuneet tapaturmat. Vakuutusyhtiöllä ei ole velvollisuutta myöntää tätä vakuutusta, joten tarkista ehdot omasta vakuutusyhtiöstäsi.

Miten työturvallisuudesta huolehditaan kotona?

Etätyön työturvallisuus perustuu samoihin pykäliin kuin toimistolla. Työturvallisuuslaki koskee työsopimuksen perusteella tehtävää työtä (2 §). Työnantajan on tarpeellisilla toimenpiteillä huolehdittava työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä (8 §) sekä selvitettävä ja tunnistettava työstä, työajoista, työtilasta ja työolosuhteista aiheutuvat haitta- ja vaaratekijät (10 §).

Lain 5 §:n mukaan kotona tehtävässä työssä otetaan huomioon työnantajan toimintamahdollisuuksien rajoitukset muun muassa vaarojen arvioinnissa ja työpisteen ergonomiaa koskevissa velvoitteissa. Työsuojeluhallinto toteaa, että etätyötä tehdään usein oloissa, joiden turvallisuutta työnantajan on vaikea selvittää ja arvioida, ja että kotona on otettava huomioon myös perustuslakiin kirjattu kotirauha. Tärkeää on selvittää yhdessä työntekijän kanssa, että työ sujuu etänäkin häiriöttä, turvallisesti ja ergonomisesti.

Käytännön keinoja on kolme. Ne ovat esimerkkejä, eivät lain luettelo.

1. Kysy. Selvitä kyselyllä tai keskustelussa työpiste, työajat, tauot ja kuormitus. Kirjaa havainnot vaarojen arviointiin ja tarkista se, kun olosuhteet muuttuvat olennaisesti (10 §).
2. Ohjeista. Anna ohjeet näytön, tuolin ja työasentojen säätämiseen sekä taukoihin. Etätyön ergonomia on yhteinen asia: työntekijän on noudatettava työnantajan ohjeita ja huolehdittava käytettävissään olevin keinoin omasta turvallisuudestaan ja terveydestään (18 §).
3. Arvioi kuormitus. Jos saat tiedon, että työntekijä kuormittuu terveyttään vaarantavalla tavalla, ryhdy käytettävissäsi olevin keinoin toimiin kuormitustekijöiden selvittämiseksi ja vaaran välttämiseksi tai vähentämiseksi (25 §).

Kuormituksen puheeksi ottamiseen ja työn järjestelyihin löydät keinoja oppaasta työhyvinvointi pienessä yrityksessä.

Etätyö ja työaika

Työsuojeluhallinnon mukaan etätyö on lähtökohtaisesti työaikalain piirissä ja edellyttää työajan seurantaa. Työaikalaki 872/2019 koskee työsopimuksen perusteella tehtävää työtä (1 §). Kaikki järjestelyt eivät kuulu lain piiriin, mutta 2 §:n poikkeukset, esimerkiksi yrityksen johtamiseksi katsottava työ, jossa työntekijä päättää itse työajastaan, arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

• Työaikakirjanpito: työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit työntekijöittäin (32 §).
• Joustotyöaika: työntekijä päättää itsenäisesti vähintään puolesta työajastaan ja sen työntekopaikasta. Sopimus on tehtävä kirjallisesti (13 §).
• Lepoajat: vuorokausilepo on pääsääntöisesti vähintään 11 tuntia (25 §). Sovi siksi, milloin viesteihin odotetaan vastausta.

Etätyösopimus: mitä kannattaa kirjata?

Tarkistamamme lähteet eivät edellytä etätyöstä erillistä kirjallista sopimusta. Työsuojeluhallinnon mukaan etätyöjärjestelyistä sovitaan kuitenkin yleensä kirjallisesti, tai käytössä ovat yhteistoiminnassa sovitut pelisäännöt. Kirjaa etätyösopimukseen tai etätyöohjeeseen ainakin nämä:

1. Paikka ja ajankohta: missä etätyötä tehdään, kuinka usein ja milloin ollaan toimistolla.
2. Työaika ja tavoitettavuus: työajan kirjaaminen, mahdollinen joustotyöaika ja ajat, jolloin on oltava tavoitettavissa.
3. Työvälineet ja kustannukset: mitä työnantaja antaa käyttöön ja miten mahdolliset kustannukset jaetaan.
4. Tietoturva: laitteiden, yhteyksien ja asiakirjojen käsittely kotona ja muualla.
5. Vakuutus: mitä lakisääteinen tapaturmavakuutus kattaa etäpäivinä ja onko käytössä vapaaehtoinen vapaa-ajan vakuutus.
6. Kuormitus ja ergonomia: miten työpistettä ja kuormitusta seurataan ja kenelle ongelmista kerrotaan.
7. Muuttaminen ja päättäminen: miten järjestelyä muutetaan ja miten se päätetään.

Lista on käytännön muistilista, ei lain luettelo. Tarkista myös oma työehtosopimuksesi.

Kuvitteellinen esimerkki: 14 hengen ohjelmistoyritys, jonka tiimi tekee kolme etäpäivää viikossa, kirjaa etätyöohjeeseen etäpäivät ja tavoitettavuusajat. Yritys kysyy työpisteistä ja kuormituksesta kerran vuodessa, kertoo perehdytyksessä tapaturmavakuutuksen rajauksen ja pyytää vakuutusyhtiöltä tiedot vapaaehtoisesta vapaa-ajan vakuutuksesta. Esimerkki ei ole suositus tietystä vakuutuksesta.

Miten työterveyshuolto toimii etätyössä?

Ehkäisevä työterveyshuolto kuuluu myös etätyöntekijälle. Työterveyshuoltolakia sovelletaan työhön, jossa työnantajan on noudatettava työturvallisuuslakia (2 §), ja työturvallisuuslaki koskee myös kotona tehtävää työtä (5 §). Työnantajan on järjestettävä työterveyshuolto kustannuksellaan siinä laajuudessa kuin työstä, työjärjestelyistä, henkilöstöstä ja työpaikan olosuhteista johtuva tarve edellyttää (4 §).

Kelan mukaan työterveyshuollon toiminnan suunnittelu perustuu työpaikkaselvitykseen, ja työnantaja vastaa siitä, että selvitys on tehty ja ajantasainen. Kuvaa lähtötiedoissa, miten työ jakautuu toimiston ja etätyön välillä; valmistelun vaiheet löytyvät oppaasta työpaikkaselvitys. Työsuojeluhallinnon mukaan työterveyshuollosta saa neuvoja ja ohjeita riskien hallintaan erilaisissa työn tekemisen muodoissa.

Asiointikanavat kuvataan oppaassa digitaalinen työterveys, ja pakettien sisältö löytyy palvelusivulta.

Usein kysytyt kysymykset