Distansarbete: arbetsgivarens ansvar, försäkring, säkerhet

Arbetsgivarens ansvar slutar inte vid kontorsdörren: arbetarskyddslagen, arbetstidslagen och den lagstadgade olycksfallsförsäkringen gäller också distansarbete. Två saker ändras. Arbetsgivarens möjligheter att påverka förhållandena i arbete som utförs hemma är begränsade, och i distansarbete ersätter olycksfallsförsäkringen bara olycksfall som inträffar i samband med arbetet, inte olycksfall under pauser. Därför lönar det sig att avtala skriftligt om praxis för distansarbetet.

Den här guiden är för en arbetsgivare vars team utför kontors- eller expertarbete på distans eller i hybridform i Finland. Distansmottagningar och företagshälsovård för ett utspritt team går vi igenom i guiden företagshälsovård på distans, och arbetsgivarens övriga uppgifter är samlade i guiden arbetsgivarens skyldigheter.

Vilka av arbetsgivarens skyldigheter gäller distansarbete?

Enligt Arbetarskyddsförvaltningen utgör arbetsavtalslagen, arbetstidslagen och arbetarskyddslagen den rättsliga grunden också i distansarbete. Tabellen sammanfattar vad arbetsgivarens skyldigheter i distansarbete betyder i praktiken.

Distansarbete utomlands är en annan situation som den här guiden inte behandlar: red ut försäkringsskyddet, den sociala tryggheten och beskattningen separat innan du avtalar om det.

Vad ersätter olycksfallsförsäkringen i distansarbete?

Arbetsgivaren ska försäkra sina arbetstagare mot olycksfall i arbetet och yrkessjukdomar (lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar 459/2015, 3 §). Enligt Arbetarskyddsförvaltningen gäller den lagstadgade olycksfallsförsäkringen också i distansarbetsarrangemang, men det kan finnas begränsningar i vad som ersätts. Olycksfallsförsäkringen i distansarbete är alltså snävare än på kontoret.

Begränsningen kommer från lagens 25 §. När arbetstagaren utför sitt arbete i sin bostad eller någon annanstans än i lokaler som arbetsgivaren tillhandahåller, på en plats som arbetsgivaren inte har angett, tillämpas inte bestämmelserna i 22 och 23 § om ersättning för olycksfall på ett område som hör till den plats där arbetet utförs, på resan mellan bostaden och arbetsplatsen och under mat- och rekreationspauser.

• Ersätts: ett olycksfall som inträffar i samband med arbetet (21 §), också hemma.
• Ersätts inte som olycksfall i arbetet: ett olycksfall i distansarbete som inträffar under en paus eller i annan verksamhet vid sidan av arbetet. Olycksfallsförsäkringscentralens exempel är ett sår som uppstår när man skär bröd under lunchpausen och att snubbla i trappan hemma under lunchpausen.
• På kontoret ersätts motsvarande olycksfall som olycksfall i arbetet med stöd av en bestämmelse som inte tillämpas på distansarbete.

Enligt Olycksfallsförsäkringscentralen finns det ännu ganska få domstolsavgöranden om olycksfall i distansarbete. Därför lönar det sig att tydligt avtala om var och när arbetet utförs: det hjälper till att avgöra när arbetstagaren anses vara i arbete. Anmälningarna och tidsfristerna efter ett olycksfall går vi igenom i guiden olycksfall i arbetet.

Arbetsgivaren kan till den obligatoriska försäkringen foga en frivillig fritidsförsäkring (199 §). Enligt Olycksfallsförsäkringscentralen ersätter den bland annat olycksfall som inträffar under pauser under en distansarbetsdag. Försäkringsbolaget är inte skyldigt att bevilja den här försäkringen, så kontrollera villkoren hos ditt eget försäkringsbolag.

Hur sköter man arbetarskyddet hemma?

Arbetarskyddet i distansarbete bygger på samma paragrafer som på kontoret. Arbetarskyddslagen gäller arbete som utförs på grundval av arbetsavtal (2 §). Arbetsgivaren ska genom nödvändiga åtgärder sörja för arbetstagarnas säkerhet och hälsa i arbetet (8 §) samt reda ut och identifiera de olägenheter och risker som beror på arbetet, arbetstiderna, arbetslokalen och arbetsförhållandena (10 §).

Enligt lagens 5 § beaktas i arbete som utförs hemma begränsningarna i arbetsgivarens möjligheter att agera, bland annat i bedömningen av riskerna och i skyldigheterna som gäller ergonomin på arbetsplatsen. Arbetarskyddsförvaltningen konstaterar att distansarbete ofta utförs i förhållanden där det är svårt för arbetsgivaren att reda ut och bedöma säkerheten, och att också hemfriden som är inskriven i grundlagen ska beaktas i hemmet. Det viktiga är att tillsammans med arbetstagaren reda ut att arbetet löper utan störningar, säkert och ergonomiskt också på distans.

Det finns tre praktiska sätt. De är exempel, inte en förteckning i lagen.

1. Fråga. Red ut arbetsplatsen, arbetstiderna, pauserna och belastningen med en enkät eller i ett samtal. Anteckna iakttagelserna i bedömningen av riskerna och se över den när förhållandena ändras väsentligt (10 §).
2. Ge anvisningar. Ge anvisningar om hur skärmen, stolen och arbetsställningarna ställs in och om pauser. Ergonomin i distansarbete är en gemensam sak: arbetstagaren ska följa arbetsgivarens anvisningar och med de medel som står till buds sörja för sin egen säkerhet och hälsa (18 §).
3. Bedöm belastningen. Om du får veta att en arbetstagare belastas på ett sätt som äventyrar hälsan ska du med de medel som står till buds vidta åtgärder för att reda ut belastningsfaktorerna och för att undvika eller minska risken (25 §).

Sätt att ta upp belastningen och att ordna arbetet hittar du i guiden arbetshälsa i ett litet företag.

Distansarbete och arbetstid

Enligt Arbetarskyddsförvaltningen omfattas distansarbete i regel av arbetstidslagen och förutsätter att arbetstiden följs upp. Arbetstidslagen 872/2019 gäller arbete som utförs på grundval av arbetsavtal (1 §). Alla arrangemang omfattas inte av lagen, men undantagen i 2 §, till exempel arbete som anses vara ledning av företaget och där arbetstagaren själv bestämmer över sin arbetstid, bedöms alltid från fall till fall.

• Arbetstidsbokföring: arbetsgivaren ska bokföra de arbetstimmar som har utförts per arbetstagare (32 §).
• Utökad flextid: arbetstagaren bestämmer självständigt över minst hälften av sin arbetstid och över platsen där den utförs. Avtalet ska ingås skriftligt (13 §).
• Vilotider: dygnsvilan är i regel minst 11 timmar (25 §). Kom därför överens om när svar på meddelanden förväntas.

Avtal om distansarbete: vad lönar det sig att skriva in?

De källor vi har kontrollerat kräver inget separat skriftligt avtal om distansarbete. Enligt Arbetarskyddsförvaltningen avtalas arrangemangen för distansarbete ändå i allmänhet skriftligt, eller så används spelregler som har avtalats i samarbetsförfarandet. Skriv in åtminstone det här i avtalet om distansarbete eller i anvisningen för distansarbete:

1. Plats och tidpunkt: var distansarbetet utförs, hur ofta och när man är på kontoret.
2. Arbetstid och anträffbarhet: hur arbetstiden antecknas, eventuell utökad flextid och de tider då man ska vara anträffbar.
3. Arbetsredskap och kostnader: vad arbetsgivaren ställer till förfogande och hur eventuella kostnader fördelas.
4. Informationssäkerhet: hur utrustning, förbindelser och dokument hanteras hemma och på andra ställen.
5. Försäkring: vad den lagstadgade olycksfallsförsäkringen täcker under distansdagar och om det finns en frivillig fritidsförsäkring.
6. Belastning och ergonomi: hur arbetsplatsen och belastningen följs upp och vem man berättar om problem för.
7. Ändring och avslutande: hur arrangemanget ändras och hur det avslutas.

Listan är en praktisk minneslista, inte en förteckning i lagen. Kontrollera också ditt eget kollektivavtal.

Fiktivt exempel: ett programvaruföretag med 14 anställda, vars team arbetar tre dagar i veckan på distans, skriver in distansdagarna och tiderna för anträffbarhet i anvisningen för distansarbete. Företaget frågar om arbetsplatserna och belastningen en gång om året, berättar om olycksfallsförsäkringens begränsning i introduktionen och ber försäkringsbolaget om uppgifter om en frivillig fritidsförsäkring. Exemplet är inte en rekommendation om en viss försäkring.

Hur fungerar företagshälsovården i distansarbete?

Den förebyggande företagshälsovården gäller också den som arbetar på distans. Lagen om företagshälsovård tillämpas på arbete där arbetsgivaren ska följa arbetarskyddslagen (2 §), och arbetarskyddslagen gäller också arbete som utförs hemma (5 §). Arbetsgivaren ska på egen bekostnad ordna företagshälsovård i den omfattning som behovet på grund av arbetet, arbetsarrangemangen, personalen och förhållandena på arbetsplatsen kräver (4 §).

Enligt FPA bygger planeringen av företagshälsovårdens verksamhet på arbetsplatsutredningen, och arbetsgivaren ansvarar för att utredningen är gjord och aktuell. Beskriv i utgångsuppgifterna hur arbetet fördelas mellan kontoret och distansarbetet; stegen i förberedelserna finns i guiden arbetsplatsutredning. Enligt Arbetarskyddsförvaltningen ger företagshälsovården råd och anvisningar om hur riskerna hanteras i olika former av arbete.

Kanalerna för att uträtta ärenden beskrivs i guiden digital företagshälsovård, och paketens innehåll finns på tjänstesidan.

Vanliga frågor