Arbetsplatsutredning för kontors- och hybridteam

En arbetsplatsutredning är företagshälsovårdens bedömning av vad farorna och belastningsfaktorerna på arbetsplatsen betyder för arbetstagarnas hälsa och arbetsförmåga. Arbetsgivaren ansvarar för att utredningen är gjord, skriftlig och aktuell. Utredningen görs före verksamhetsplanen, som bygger på den. Behovet av uppdatering bedöms när arbetet, lokalerna, arbetstiderna eller hybridmodellen ändras väsentligt. Arbetsplatsutredningen hör till den förebyggande företagshälsovården, där FPA ersätter 60 procent av de godkända kostnaderna upp till maximibeloppet.

Också ett kontors- eller hybridteam på 5–50 personer behöver en utredning. Arbetsgivaren ordnar utgångsuppgifterna och deltagandet, företagshälsovården gör den yrkesmässiga bedömningen, och iakttagelserna leder till åtgärder på arbetsplatsen.

Varför görs en arbetsplatsutredning?

Utredningen synliggör vilket slags arbete människorna gör och vilka faktorer som kan påverka hälsan eller arbetsförmågan. I kontorsarbete är det väsentliga inte bara var möblerna står. Också avbrott, tidspress, kontrollen över arbetet, arbetstider och samarbetsrutiner kan vara sådant som bedöms. Företagshälsovården bedömer vad de betyder för hälsan.

Utredningen är ingen läkarundersökning av en enskild arbetstagare och inget nytt namn på företagets enkät om arbetshälsa. Den är inte heller samma sak som arbetsgivarens egen riskbedömning. Skillnaden finns sammanställd i tabellen nedan.

Den lagstadgade företagshälsovården innehåller en förebyggande helhet som bygger på behoven i arbetet. Utredningen hjälper till att avgöra vad som behövs i just ert arbete. Den är ingen grund för att köpa samma undersökningspaket åt alla och inget löfte om att alla rekommendationer ingår i den nuvarande månadsavgiften.

Arbetsplatsutredning, riskbedömning och verksamhetsplan

De här tre handlingarna blandas lätt ihop, men de har olika upphovsman, olika syfte och olika ställning i FPA:s ersättning.

Arbetsgivarens riskbedömning och företagshälsovårdens utredning stöder alltså varandra, men ingendera ersätter den andra. Hur planen görs upp behandlas närmare i guiden om verksamhetsplanen. Arbetsgivarens eget dokument är också verksamhetsprogrammet för arbetarskyddet. När nuläget bedöms i programmet beaktas iakttagelserna i arbetsplatsutredningen.

Utöver grundutredningen kan man göra en riktad utredning, till exempel om psykosociala belastningsfaktorer eller ergonomi. En riktad utredning ersätter inte grundutredningen.

Utgångsuppgifter för ett team på 5–50 personer

Utse en kontaktperson hos arbetsgivaren och kom överens om hur personalen och arbetstagarnas representanter deltar. Lämna materialet via den säkra kanal som ni har kommit överens om. I utgångsuppgifterna beskrivs arbetet och förhållandena. Arbetsgivaren ska inte samla in diagnoser för förberedelserna.

Samla till exempel:

• antalet anställda, uppgiftsgrupperna och arbetets centrala innehåll;
• praxis för kontoret, distansarbetet och eventuella kundobjekt;
• arbetstiderna, anträffbarheten, resorna och andra kända belastningsfaktorer;
• arbetsgivarens riskbedömning och den tidigare arbetsplatsutredningen;
• hur tidigare rekommendationer har genomförts samt kommande ändringar;
• praxis för stöd för arbetsförmågan och en tryggt sammanställd allmän bild av läget på arbetsplatsen.

I ett litet team kan också till synes anonym information avslöja en person. Berätta till exempel att arbetsköerna hopar sig i stället för att beskriva en igenkännbar arbetstagares sjukdom. Företagshälsovården behandlar individuella hälsouppgifter i sitt eget patientarbete.

Så går processen till i praktiken

Först kommer arbetsgivaren och företagshälsovården överens om målet, omfattningen, deltagarna och genomförandet. I kontors- och hybridarbete kan en del av uppgifterna samlas in på distans, men företagshälsovården avgör utifrån behovet vilket slags arbetsplatsbesök eller annan bedömning som behövs. Enbart ett videomöte är inte automatiskt en tillräcklig lösning för alla arbetsplatser.

Därefter sätter sig företagshälsovården in i materialet och i de verkliga arbetsförhållandena. Arbetstagarnas erfarenheter hjälper till att förstå hur arbetet löper i praktiken. Företagshälsovården kan ställa preciserande frågor, till exempel om möjligheterna till återhämtning eller om hur belastningen i distansarbetet upptäcks.

Till sist sammanställs iakttagelserna, bedömningen av betydelsen för hälsan och rekommendationerna i en skriftlig utredning. Gå igenom resultaten tillsammans. Be om ett förtydligande om rapporten har en rekommendation vars syfte, brådska eller fortsatta behandling blir oklar. Rapporten ändrar inte ensam arbetsarrangemangen.

Ansvar och det skriftliga slutresultatet

Arbetsgivaren ansvarar för att tjänsten ordnas, att utgångsuppgifterna är riktiga och att arbetsplatsen vidtar korrigerande åtgärder. Företagshälsovården ansvarar för sin egen yrkesmässiga bedömning och sina rekommendationer. Arbetstagarna ger information om arbetet i vardagen och deltar i de rutiner som arbetsplatsen har kommit överens om.

Av rapporten borde man kunna förstå vilket arbete som bedömdes, vilka faktorer som påverkar hälsan som upptäcktes och vad som rekommenderas härnäst. Kom också överens om hur rapporten hålls tillgänglig för alla arbetstagare, i ett hybridteam också för dem som huvudsakligen arbetar på distans. I den arbetsplatsrapport som är avsedd för arbetsgivaren samlas ingen förteckning över personalens diagnoser.

För FPA:s ersättning ska arbetsgivaren ha ett avtal om företagshälsovård, en arbetsplatsutredning och en verksamhetsplan för företagshälsovården i skriftlig form (FPA: ordnande av företagshälsovård). Ett möte där saken bara har gåtts igenom muntligt räcker alltså inte.

Verksamhetsplanen för företagshälsovården är en annan handling: i den avtalas de mål, åtgärder, ansvar och den uppföljning som bygger på bedömningen. I den här guiden förbereds utredningen. Här görs ingen färdig verksamhetsplan. Fortsätt till den separata guiden om verksamhetsplanen när iakttagelserna finns att tillgå.

Exempel (fiktivt)

Ett hybridteam på tolv personer lämnar företagshälsovården en beskrivning av arbetstiderna, prioriteringen av projekten och praxis för distansarbete. I arbetstagarnas gemensamma diskussion kommer ständiga avbrott och oklara förväntningar på anträffbarhet fram. Företagshälsovården bedömer vad iakttagelserna betyder för hälsan, och arbetsgivaren drar inga egna slutsatser om arbetstagarnas hälsotillstånd.

När rapporten behandlas beslutar företaget att förtydliga kommunikationskanalerna och ansvaret för prioriteringen. För åtgärden utses en ansvarig och ett datum för uppföljning. Om eventuell ytterligare handledning från företagshälsovården avtalas separat utifrån behovet och avtalet. Exemplet är inget allmänt lagkrav på ett visst slags mötespraxis och inget löfte om innehållet i ett tjänstepaket.

När återkommer man till utredningen?

Arbetsplatsutredningen slutar inte med responsmötet eller rapporten. Arbetshälsoinstitutet beskriver den som en fortlöpande process. Kom överens med företagshälsovården om tidpunkten för nästa bedömning utifrån behoven i arbetet. Gå igenom hur tidigare rekommendationer har genomförts i uppföljningen. Att verksamhetsplanen ses över årligen betyder inte att hela arbetsplatsutredningen automatiskt görs om varje år.

Ta kontakt tidigare om arbetet, förhållandena eller belastningen ändras väsentligt. Till exempel en flytt, en ny uppgiftsgrupp, ändrade arbetstider eller en förnyad hybridmodell kan kräva att behovet av uppdatering bedöms. En allmän procent för personalens tillväxt ska inte användas som en lagstadgad gräns för när utredningen ska göras om.

Vad lönar det sig att fråga om kostnaderna?

Be att skriftligt få veta om förberedelserna, besöket, rapporten och behandlingen av resultaten ingår i priset. Fråga om vilka yrkespersoner som används, om timdebitering, resekostnader och eventuella tilläggsutredningar. Red också ut hur en senare uppdatering prissätts och hur tilläggsarbete godkänns.

FPA kan ersätta kostnader för grundutredningen och för riktade utredningar som görs utifrån den. Också tjänster som ges på distans, till exempel över en videoförbindelse, kan vara ersättningsgilla.

FPA:s ersättning är ingen automatisk rabatt på fakturan. Hur godtagbara kostnaderna är, handlingarna och maximibeloppen påverkar ersättningen. Jämför först ett genomförande som passar behoven i arbetet och bruttokostnaden, inte leverantörernas antagna nettosiffror. Läs mer om priset på företagshälsovård. Guiden om att söka FPA-ersättning hjälper dig att samla handlingarna och kostnadsspecifikationen.

Nedladdningsbar mall på företagsnivå: förberedelsemall för arbetsplatsutredningen

Samla före arbetsplatsutredningen en beskrivning av arbetet, arbetsplatserna, arbetstiderna och de kända belastningsfaktorerna. Med den här mallen kommer ni också överens om deltagandet, hur materialet lämnas och de fortsatta åtgärderna. Mallen hjälper er att förbereda er. En yrkesperson inom företagshälsovården gör den egentliga bedömningen.

• Ladda ner en tom HTML-mall (på finska): fyll i utan nätförbindelse och skriv ut på A4 eller spara som PDF från webbläsarens utskriftsmeny.
• Ladda ner en redigerbar Markdown-mall (på finska): öppna i en textredigerare och anpassa till företagets praxis.

Mallens version 2026-10-26. En tom mall för att förbereda företagets arbetssätt, inte en blankett för en enskild arbetstagares fall. Anteckna inte namn, diagnoser, medicinering, frånvarohistorik eller igenkännbara uppgifter om fall. Använd i verkliga situationer med arbetstagare ett säkert förfarande som arbetsgivaren har godkänt. Mallen sparar eller skickar inga uppgifter. Redaktionell hjälp, inte individuell medicinsk eller juridisk rådgivning. Den medicinska granskningen pågår.

Så använder du mallen: kom först överens om ansvarsrollen, fyll i de fält som beskriver företagets förfarande och bekräfta de öppna arrangemangen med företagshälsovården. Fyll inte i mallen med uppgifter om en verklig arbetstagares fall.

Företag och ansvar

• Företag / enhet.
• Företagets egen version och datering.
• Ansvarsroll och ersättarroll.
• Variationsintervall för antalet personer.

Beskrivning av arbetet

• Grupper av arbetsuppgifter och innehållet i deras arbete.
• Fördelningen mellan kontors- och distansarbete i Finland.
• Arbetstider, resor och anträffbarhet.
• Ändringar efter den föregående utredningen.
• Belastningsfaktorer och resurser i arbetet (ingen hälsostatistik).

Material och deltagande

• Dokumenthänvisning till den befintliga riskbedömningen.
• Läget för tidigare åtgärder.
• Sättet för personalens deltagande.
• Överenskommen säker kanal för leveransen.

Avtalas med företagshälsovården

• Utredningens omfattning och genomförandesätt, för bekräftelse.
• Den roll som ordnar behandlingen av resultaten.
• Sättet att följa upp de fortsatta åtgärderna.

I mallens tabell förbereds följande punkter: Iakttagelse som gäller arbetet; Föreslagen åtgärd; Ägarens ROLL; Måldatum; Uppföljningens läge.

Fiktivt exempel: Ett fiktivt programvaruteam på 12 personer beskriver avbrott i de gemensamma meddelandekanalerna. I förberedelserna antecknas ett förslag om perioder med arbetsro, den roll som ansvarar för prioriteringen och ett datum för uppföljning av förslaget. Företagshälsovården bedömer iakttagelsernas betydelse separat. Exemplet visar inget medicinskt resultat.

Ersätter det här arbetsplatsutredningen?

Nej. Det här är en förberedelsemall. En yrkesperson inom företagshälsovården gör den egentliga bedömningen och rapporten.

Vilket material tar man med?

En beskrivning av arbetet och arbetsplatserna, den befintliga riskbedömningen och läget för tidigare åtgärder. Ingen hälsostatistik om arbetstagarna.

Räcker ett distansbesök?

Leverantören av företagshälsovårdstjänsten bedömer vilket genomförandesätt som passar arbetsplatsens behov. Mallen avgör inte om ett distansbesök räcker.

Mallen är StartHealths eget redaktionella arbetsredskap, inte en kopia av Arbetshälsoinstitutets blankett. Bakom förfarandet ligger Arbetshälsoinstitutets anvisning, kontrollerad 26.10.2026. English template and guide.

Vanliga frågor

Nästa steg

När utgångsuppgifterna är samlade, begär en offert i slutet av den här guiden och kom överens om hur utgångsuppgifterna lämnas. Läs också om det lagstadgade minimiinnehållet, hälsoundersökningarna och kontrollen av avtalet.