Företagshälsovårdens verksamhetsplan: innehåll och översyn

Verksamhetsplanen för företagshälsovården är en skriftlig plan där arbetsgivaren och företagshälsovården kommer överens om företagshälsovårdens mål, arbetsplatsens behov och de åtgärder som behoven leder till. Enligt 11 § i lagen om företagshälsovård ska varje arbetsgivare som har arbetstagare ha en sådan plan, och den ses över varje år. FPA ersätter kostnaderna för företagshälsovård bara om det har funnits en gällande verksamhetsplan under räkenskapsperioden.

Vad är verksamhetsplanen för företagshälsovården?

Verksamhetsplanen berättar vad företagshälsovården gör just på er arbetsplats och varför. Den bygger på arbetsplatsutredningen, där företagshälsovården bedömer vilken betydelse arbetet och arbetsförhållandena har för hälsan och arbetsförmågan. Enligt FPA fastställs i planen företagshälsovårdens mål, innehåll och centrala åtgärder utifrån arbetsplatsens behov.

Lagstiftningen fastställer inte hur planen ska utformas. I ett litet expertföretag kan planen vara kort, så länge behoven, målen, åtgärderna, ansvaret och uppföljningen framgår av den.

Är verksamhetsplanen obligatorisk?

Ja. Enligt 11 § i lagen om företagshälsovård ska arbetsgivaren ha en skriftlig verksamhetsplan för företagshälsovården. Skyldigheten gäller varje arbetsgivare som ska ordna företagshälsovård, alltså i praktiken redan från den första arbetstagaren.

Planen har också direkt ekonomisk betydelse. För att få ersättning från FPA måste arbetsgivaren ha ett avtal om företagshälsovård, en arbetsplatsutredning och en verksamhetsplan för företagshälsovården i skriftlig form.

Vad antecknas i verksamhetsplanen?

Lagen anger ett minimiinnehåll för planen, och anvisningarna från FPA och Arbetshälsoinstitutet preciserar det. I tabellen finns de punkter som ett företag med kontors- och expertarbete bör gå igenom med företagshälsovården.

Enligt Arbetshälsoinstitutet ska uppgifterna vara begripliga för arbetsgivaren, arbetarskyddet och arbetstagarna. En bra plan är alltså skriven på arbetsplatsens eget språk. Om företaget använder en modell för tidigt stöd eller ordnar hälsoundersökningar som arbetet kräver ska de synas i planen.

Vem gör upp och godkänner verksamhetsplanen?

Arbetsgivaren och företagshälsovården gör upp planen tillsammans. Företagshälsovården står för sakkunskapen och bedömningen av betydelsen för hälsan, och arbetsgivaren står för kunskapen om arbetet, förändringarna och de egna målen. Enligt Arbetarskyddsförvaltningen ansvarar arbetsgivaren för att planen genomförs.

Också personalen ska vara med. Enligt 8 § i lagen om företagshälsovård ska arbetsgivaren samarbeta med arbetstagarna eller deras företrädare när företagshälsovårdens verksamhet planeras, verksamhetsplanen medräknad. I ett litet team sköts det ofta så att utkastet gås igenom på ett teammöte innan planen godkänns.

Avtalet om företagshälsovård anger vilka tjänster du köper. Verksamhetsplanen beskriver vad som görs utifrån behoven i arbetet. Hos StartHealth blir verksamhetsplanen klar inom två veckor efter arbetsplatsutredningen.

Hur ofta ska verksamhetsplanen ses över?

Lagen kräver att verksamhetsplanen ses över årligen på grundval av arbetsplatsbesök och andra utredningar som företagshälsovården gör. Enligt FPA och Arbetshälsoinstitutet omfattar planeringsperioden i allmänhet 3–5 år, och under perioden granskas planen minst en gång om året och uppdateras när verksamheten förändras.

Två saker är värda att lägga in i kalendern:

• En ny plan ska göras upp och godkännas innan den föregående planeringsperioden har löpt ut.
• Om giltighetstiden för den gamla planen förlängs ska förlängningen avtalas skriftligt med serviceproducenten.

I ett tillväxtföretag är ett år en lång tid. När arbetet, lokalerna eller antalet anställda förändras väsentligt ska du genast berätta det för företagshälsovården. En väsentlig förändring i arbetsförhållandena är enligt förordningen 708/2013 en grund för att göra arbetsplatsutredningen på nytt, och utifrån den uppdateras också verksamhetsplanen.

Hur påverkar verksamhetsplanen FPA-ersättningen?

En verksamhetsplan kan inte göras upp retroaktivt för en räkenskapsperiod som redan är slut. Om planen saknas eller har hunnit gå ut är räkenskapsperiodens FPA-ersättning i fara, även om tjänsterna har använts och fakturorna är betalda.

FPA:s anvisningar innebär tre praktiska saker för arbetsgivaren:

• Anteckna behoven i planen innan du köper. Till exempel förutsätter ersättning för första hjälpen-utbildning och första hjälpen-utrustning, för vaccinationer som arbetet kräver och för rådgivning i grupp enligt FPA att de har antecknats i verksamhetsplanen.
• Planeringen är verksamhet som ersätts. FPA kan ersätta kostnader som uppstår när verksamhetsplanen görs upp eller ses över i samarbete med arbetsplatsen.
• Kontrollera FO-numret vid företagsarrangemang. Avtalet och verksamhetsplanen görs upp med gällande FO-nummer. Om innehållet inte ändras kan man foga en undertecknad bilaga till handlingarna, där avtalsparterna och datumet för godkännandet framgår.

Vad skiljer verksamhetsplanen, avtalet och verksamhetsprogrammet åt?

De tre dokumenten blandas ofta ihop. De kompletterar varandra, men de har olika upphovsman och olika uppgift.

Enligt lagen kan verksamhetsplanen vara en del av verksamhetsprogrammet för arbetarskyddet eller av någon annan utvecklingsplan som arbetsgivaren har gjort upp. I ett litet företag lönar det sig ändå att hålla dem som separata dokument, eftersom FPA och företagshälsovården behöver uttryckligen verksamhetsplanen.

Antidrogprogram och vårdhänvisning i verksamhetsplanen

Om arbetssökande eller arbetstagare ska genomgå narkotikatest ska arbetsgivaren ha ett skriftligt antidrogprogram. Enligt 11 § i lagen om företagshälsovård innehåller programmet arbetsplatsens allmänna mål och praxis för att förhindra droganvändning och hänvisa personer med drogproblem till vård, och det kan ingå i verksamhetsplanen för företagshälsovården.

Om inga test görs kräver lagen inget antidrogprogram. Praxis för vårdhänvisning kan man ändå komma överens om med företagshälsovården och anteckna i planen, så att chefen vet hur hen ska göra.

Exempel (fiktivt): ett programvaruteam på 15 personer

Ett programvaruföretag i Helsingfors arbetar delvis på distans. I arbetsplatsutredningen framstår tidspressen i leveransprojekten, de ständiga avbrotten och ergonomin vid arbetsplatserna hemma som de viktigaste behoven. I verksamhetsplanen antecknas som mål att hantera belastningen, som åtgärder rådgivning om arbetsstationen och införande av en modell för tidigt stöd, som ansvariga företagets och företagshälsovårdens kontaktpersoner och som uppföljning ett årligt översynsmöte.

När företaget under året anställer fem nya arbetstagare och flyttar till nya lokaler meddelar det förändringen till företagshälsovården. Företagshälsovården bedömer om en ny arbetsplatsutredning behövs, och planen uppdateras utifrån det. Exemplet är ingen kundberättelse och ingen färdig plan.

Arbetsgivarens minneslista för den årliga översynen

1. Kontrollera när planeringsperioden går ut och boka översynen i god tid före det och före räkenskapsperiodens slut.
2. Samla förändringarna: antalet anställda, uppgifterna, lokalerna, arbetstiderna och praxisen för distansarbete.
3. Gå igenom det föregående årets åtgärder: vad som gjordes, vad som blev ogjort och varför.
4. Hör personalen och anteckna deras iakttagelser om belastningen i arbetet på företagsnivå, utan hälsouppgifter.
5. Kom överens med företagshälsovården om mål, åtgärder, ansvar och uppföljning för det följande året.
6. Godkänn den uppdaterade planen skriftligt och spara den tillsammans med avtalet och arbetsplatsutredningen inför FPA-ansökan.

Som stöd för beredningen kan du ladda ner mallen för den årliga beredningen: HTML (på finska) · Markdown (på finska). Mallen är ett hjälpmedel för beredningen, inte en juridiskt tillräcklig verksamhetsplan och inte en medicinsk bedömning. Startlistan som kan skrivas ut hjälper när företagshälsovården just ska inledas.

Vanliga frågor

Nästa steg

Se vad StartHealths tjänstepaket innehåller och vad de kostar på prissidan. Verksamhetsplanen ingår i varje paket, och offerten bekräftar innehållet.