Anställa utländsk arbetstagare: arbetsgivarens minneslista

När du anställer en utländsk arbetstagare ska du som arbetsgivare innan arbetet börjar försäkra dig om att personen har rätt att arbeta i Finland. Du ska också förvara uppgifterna om grunden för rätten att arbeta i två år efter att anställningen har upphört. Om arbetstagaren kommer från ett land utanför EU och EES görs dessutom en anmälan till Migrationsverket inom sju dagar, om anställningsvillkoren inte redan har uppgetts i ansökan om uppehållstillstånd. Anställningsvillkoren och den förebyggande företagshälsovården är desamma som för andra arbetstagare.

Guiden är skriven för grundaren av ett tillväxtföretag som anställer en expert som inte är finsk medborgare. Personen kan redan vara i Finland eller först vara på väg att flytta hit. Guiden gäller arbete som utförs i Finland i anställning hos en finländsk arbetsgivare. Utstationerade arbetstagare, hyrt arbete och distansarbete som helt utförs från utlandet behandlas inte: enligt Migrationsverket behöver en arbetstagare som bor utomlands och enbart arbetar på distans inte uppehållstillstånd eller rätt att arbeta i Finland, men beskattningen och den sociala tryggheten ska då utredas separat.

Vad ska arbetsgivaren kontrollera innan arbetet börjar?

Arbetsgivarens skyldigheter när en utländsk arbetstagare anställs finns i 82 § i utlänningslagen. Jobbmarknad sammanfattar dem i tre: skyldigheten att försäkra sig, skyldigheten att förvara uppgifter och skyldigheten att anmäla.

1. Försäkra dig om rätten att arbeta. Arbetsgivaren ska försäkra sig om att en utlänning som anställs och som är anställd har rätt att arbeta. Skyldigheten gäller också EU-medborgare och fortsätter under hela anställningen. Enligt Jobbmarknad kontrolleras en utländsk arbetstagares rätt att arbeta i passet för medborgare i EU- och EES-länderna och Schweiz, och i uppehållstillståndskortet för medborgare i andra länder. På kortet nämns eventuella begränsningar. Migrationsverket påminner om att uppehållsrätten och rätten att arbeta inte är samma sak: kontrollera uttryckligen att rätten täcker just den här uppgiften. I en oklar situation kan du kontrollera rätten att arbeta hos Migrationsverket per e-post.

2. Förvara uppgifterna. Arbetsgivaren ska på arbetsplatsen förvara uppgifter om de utlänningar som är anställda och om grunderna för deras rätt att arbeta så att arbetarskyddsmyndigheten vid behov enkelt kan granska dem. Uppgifterna ska förvaras i två år efter att anställningen har upphört. Migrationsverket råder dig att ta en kopia av uppehållstillståndskortet eller, om arbetstagaren är medborgare i ett EU- eller EES-land eller Schweiz, av passet.

3. Gör anmälningarna. Om arbetstagaren är någon annan än en unionsmedborgare eller en därmed jämförbar person ska arbetsgivaren

• lämna Migrationsverket uppgifter om arbetstagaren, anställningens längd, lönen, arbetstimmarna och det kollektivavtal som tillämpas senast den sjunde dagen efter att arbetstagaren har anställts. Anmälan görs elektroniskt i tjänsten Enter Finland; med den blankett som används av särskilda skäl är tidsfristen tio dagar.
• inom samma tidsfrist meddela arbetsplatsens förtroendeman, förtroendeombud och arbetarskyddsfullmäktig arbetstagarens namn och det kollektivavtal som tillämpas.
• anmäla till Migrationsverket senast den fjortonde dagen om en tredjelandsmedborgare inte börjar arbeta eller om anställningen upphör innan det uppehållstillstånd som har beviljats på grund av arbete går ut.

Enligt Migrationsverket behövs ingen separat anmälan om arbetstagaren om anställningsvillkoren redan har fyllts i arbetstagarens ansökan om uppehållstillstånd. Ingen anmälan om att anställningen upphör behövs när en anställning för viss tid upphör som avtalat eller när arbetstagaren till exempel har ett permanent uppehållstillstånd eller ett tillstånd som har beviljats på grund av familjeband.

En försummelse får följder. En arbetsgivare som uppsåtligen eller av oaktsamhet har en utlänning i sin tjänst som inte har rätt till det förvärvsarbete han eller hon utför kan dömas till böter för utlänningsförseelse av arbetsgivare (186 § i utlänningslagen).

EU-medborgare eller från ett land utanför EU: vad skiljer?

Att anställa en arbetstagare från utlandet går till på olika sätt beroende på vad rätten att arbeta grundar sig på. Tabellen sammanfattar de vanligaste situationerna i ett expertföretag.

En EU-medborgare ska registrera sin uppehållsrätt hos Migrationsverket om han eller hon vistas i Finland längre än tre månader. Registreringen är arbetstagarens uppgift, och arbetet kan börja utan den. Nordiska medborgare registrerar sig enligt Migrationsverket hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Uppehållstillstånd för specialsakkunnig beviljas enligt 73 § i utlänningslagen för expertuppgifter som kräver specialkunnande och där lönen är minst löntagarnas genomsnittliga bruttolön. Enligt Migrationsverkets sida ska bruttolönen år 2026 vara minst 3 937 euro i månaden, och naturaförmåner beaktas inte. Sökanden ska i allmänhet ha en högskoleexamen, arbetsplatsen ska vara känd före ansökan och det första tillståndet beviljas för högst två år. Kontrollera gränsen på Migrationsverkets sida innan du ger ett erbjudande.

Fiktivt exempel: ett programvaruföretag med 14 anställda anställer en dataingenjör från ett land utanför EU som specialsakkunnig och en tysk medborgare som produktchef. För dataingenjören fyller företaget i anställningsvillkoren i ansökan om uppehållstillstånd och avtalar om startdagen enligt tillståndet. Av produktchefen kontrollerar företaget passet, och arbetet kan börja genast. Uppgifterna om båda förvaras i två år efter att anställningen har upphört.

Skattekort, försäkringar och lön

Att anställa en utlänning ändrar inte minimivillkoren i anställningsförhållandet. Enligt Arbetarskyddsförvaltningen ska lönen och arbetstiden följa lagarna i Finland och det allmänt bindande kollektivavtalet, och en utländsk arbetstagare har samma rättigheter och skyldigheter som en finländsk. Sämre bemötande på grund av att personen är utlänning kan vara förbjuden diskriminering.

• Skattekort: enligt Skatteförvaltningen är den som kommer till Finland för längre tid än sex månader allmänt skattskyldig. Personen behöver en finländsk personbeteckning och ett skattekort, som lämnas till arbetsgivaren. Om skattekort saknas är förskottsinnehållningen 60 %. På lönen för den som vistas i Finland i högst sex månader tas en källskatt på 35 % ut, om personen inte ansöker om progressiv beskattning.
• Försäkringar och avgifter: arbetsgivaren tar ut och betalar socialförsäkringsavgifterna i regel på samma sätt som för andra arbetstagare. Ett undantag kan vara en arbetstagare som har ett A1-intyg över att han eller hon omfattas av den sociala tryggheten i ett annat land; kontrollera situationen före den första löneutbetalningen.

Avgiftsprocenterna och ett räkneexempel hittar du i guiden arbetsgivarens lönebikostnader. Anmälningarna om löneutbetalningen går vi igenom i guiden anställa den första arbetstagaren.

Företagshälsovård och introduktion för en utländsk arbetstagare

En utländsk arbetstagare omfattas av företagshälsovården på samma grunder som andra. Enligt 2 § i lagen om företagshälsovård tillämpas lagen på arbete där arbetsgivaren är skyldig att följa arbetarskyddslagen, och enligt 4 § ska arbetsgivaren på egen bekostnad ordna företagshälsovård. Ingendera paragrafen har någon begränsning som bygger på medborgarskap. Förebyggande företagshälsovård ska alltså ordnas, och sjukvård är ett frivilligt tillägg. Läs mer i guiderna är företagshälsovård obligatorisk och arbetsgivarens skyldigheter; paketens innehåll kan du jämföra på tjänstesidan.

Enligt Arbetarskyddsförvaltningen ska arbetsgivaren se till att en utländsk arbetstagare på ett språk som han eller hon förstår får information om de centrala villkoren i anställningsförhållandet samt undervisning och handledning i arbetsuppgifterna. Som praktiskt råd lönar det sig att

• anmäla den nya arbetstagaren till serviceproducenten för företagshälsovården före starten och fråga på vilka språk det går att uträtta ärenden
• berätta i introduktionen hur företagshälsovården används och hur sjukfrånvaro anmäls
• ge arbetsavtalet och de viktigaste anvisningarna på ett språk som arbetstagaren förstår.

Minneslista för arbetsgivaren

1. Ta innan arbetsavtalet undertecknas reda på vad rätten att arbeta grundar sig på: medborgarskapet, det nuvarande uppehållstillståndet eller ett tillstånd som ska sökas.
2. Om ett tillstånd måste sökas ska du fylla i anställningsvillkoren i ansökan i Enter Finland för arbetsgivare och avtala om startdagen enligt tillståndet.
3. Kontrollera passet eller uppehållstillståndskortet före den första arbetsdagen och försäkra dig om att rätten täcker uppgiften och arbetstimmarna.
4. Ta en kopia av dokumentet och förvara uppgifterna i två år efter att anställningen har upphört.
5. Gör anmälan om arbetstagaren till Migrationsverket inom sju dagar, om arbetstagaren kommer från ett land utanför EU och EES och anställningsvillkoren inte uppgavs i tillståndsansökan.
6. Meddela inom samma tid arbetstagarens namn och det kollektivavtal som tillämpas till förtroendemannen, förtroendeombudet och arbetarskyddsfullmäktigen.
7. Be om skattekortet, anmäl arbetstagaren till företagshälsovården och gå igenom anställningsvillkoren på ett språk som han eller hon förstår.
8. Anteckna den dag då tillståndet går ut i kalendern, påminn om fortsatt tillstånd och gör anmälan om att anställningen upphör inom 14 dagar, om anställningen upphör i förtid.

Vanliga frågor