Anställa första arbetstagaren: arbetsgivarens minneslista

När du anställer din första arbetstagare blir du arbetsgivare. Före den första arbetsdagen ska du avtala skriftligt om arbetsvillkoren, teckna de obligatoriska försäkringarna och ordna förebyggande företagshälsovård, som krävs redan för en enda arbetstagare. Se också till att anmälningarna om löneutbetalningen är i skick: förskottsinnehållning verkställs på lönen, och löneuppgifterna anmäls till inkomstregistret inom 5 dagar från utbetalningsdagen.

Den här minneslistan är gjord för grundaren av ett litet företag eller en enskild näringsidkare med firma som anställer för första gången. Den samlar arbetsgivarens grundläggande skyldigheter och kostnader på ett ställe. De exakta försäkringspremierna och skattesituationen lönar det sig alltid att kontrollera med det egna försäkringsbolaget, bokföraren eller Skatteförvaltningen.

Minneslista före den första arbetsdagen

Gå igenom punkterna innan anställningsförhållandet börjar. Lönesubvention ska sökas uttryckligen före starten. Företagshälsovården lönar det sig att avtala om i god tid, eftersom skyldigheten gäller redan den första arbetstagaren.

Listan är inte uttömmande. Till arbetsgivarens uppgifter hör också till exempel att kontrollera om ett kollektivavtal ska tillämpas, introduktionen och säkerheten i arbetet, och deras innehåll beror på branschen och arbetet. Om den som anställs inte är finsk medborgare ska du innan arbetet börjar också kontrollera rätten att arbeta: anvisningarna finns i guiden anställa utländsk arbetstagare.

Obligatoriska försäkringar och avgifter

Enligt Jobbmarknad är de obligatoriska försäkringar som tecknas för arbetstagarna arbetspensionsförsäkring, olycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring, grupplivförsäkring, arbetslöshetsförsäkringspremie och sjukförsäkringsavgift. I praktiken tecknas försäkringarna hos ett försäkringsbolag, och en del av avgifterna sköts via Skatteförvaltningen.

• Arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift är år 2026 1,91 % av lönerna. Den betalas för 16–67-åriga arbetstagare som är försäkrade i Finland, och den betalas till Skatteförvaltningen tillsammans med de övriga arbetsgivarprestationerna.
• Arbetspensionsförsäkring (ArPL), olycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring, arbetslöshetsförsäkringspremie och grupplivförsäkring: premieprocenterna varierar årligen och delvis enligt företag och bransch. Fråga försäkringsbolaget om de gällande premierna eller kontrollera dem i aktuella källor innan du räknar på budgeten.

Uppskatta inte den totala kostnaden utifrån ett enda gammalt procenttal. Begär en försäkringsoffert redan när lönenivån är känd.

Löneutbetalning: förskottsinnehållning, inkomstregistret och arbetsgivarregistret

Arbetsgivaren verkställer förskottsinnehållning på lönen. Löneuppgifterna anmäls till inkomstregistret: enligt Skatteförvaltningens anvisning anmäls uppgifterna inom 5 dagar från utbetalningsdagen.

Dessutom lämnar arbetsgivaren en separat anmälan, som ska lämnas senast den 5 i den kalendermånad som följer efter löneutbetalningsmånaden. Arbetsgivarprestationerna, såsom förskottsinnehållningarna och arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift, betalas i MinSkatt, och förfallodagen är den 12 i månaden.

Företaget ska anmäla sig till arbetsgivarregistret om det

• regelbundet betalar lön till två eller flera arbetstagare,
• betalar lön till en fast anställd arbetstagare och en eller flera tillfälliga arbetstagare, eller
• samtidigt betalar lön till minst sex arbetstagare, även om anställningsförhållandena är tillfälliga.

Registrering krävs inte om du är en så kallad tillfällig arbetsgivare: du har bara en fast anställd arbetstagare eller 1–5 arbetstagare vars anställning inte varar hela kalenderåret. Skyldigheterna att anmäla till inkomstregistret gäller ändå varje löneutbetalning.

Företagshälsovården börjar med den första arbetstagaren

Enligt FPA måste varje arbetsgivare enligt lagen ordna förebyggande företagshälsovård för sina arbetstagare, och förebyggande företagshälsovård ska ordnas om företaget har en enda arbetstagare. Skyldigheten beror inte på branschen och inte på om arbetstagaren arbetar på kontoret eller på distans. Läs mer om företagshälsovården är obligatorisk. Alla lagstadgade skyldigheter för arbetsgivaren enligt personalens storlek finns samlade i en egen guide.

För att få ersättning från FPA ska du ha ett avtal om företagshälsovård, en arbetsplatsutredning och en verksamhetsplan i skriftlig form. Arbetsplatsutredningen är företagshälsovårdens bedömning av hur arbetet påverkar hälsan, och utifrån den görs verksamhetsplanen upp. Guiden om arbetsplatsutredning berättar vilka utgångsuppgifter det lönar sig att samla.

FPA ersätter 60 % av de godkända kostnaderna för förebyggande företagshälsovård och 50 % av de godkända kostnaderna för sjukvård, inom ramen för villkoren och maximibeloppen. Två saker lönar det sig att anteckna i kalendern genast i början:

• FPA ersätter kostnader bara när det under räkenskapsperioden har funnits en gällande verksamhetsplan, och planen kan inte göras upp retroaktivt.
• Ersättningen söks hos FPA inom 6 månader från att räkenskapsperioden har gått ut.

Också tjänster som ges på distans kan vara ersättningsgilla. Stegen i ansökan och kostnadsgränserna finns i guiden om FPA-ersättning. Hos StartHealth börjar tjänsten vanligen inom 1–7 dygn beroende på tidpunkten för startmötet. Avtalet hinner därför oftast ingås före den första arbetsdagen om du tar itu med saken genast efter rekryteringsbeslutet.

Vad kostar det att anställa en arbetstagare?

Kostnaderna för att anställa en arbetstagare består utöver lönen av flera poster:

1. Bruttolön och eventuella tillägg samt semesterpenning enligt branschens praxis eller kollektivavtalet.
2. Arbetsgivarens lagstadgade avgifter: arbetspensions-, olycksfalls-, arbetslöshets- och grupplivförsäkring samt arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift 1,91 % (2026). Procenterna för de övriga avgifterna får du av försäkringsbolaget.
3. Företagshälsovård: den förebyggande tjänsten är obligatorisk, och sjukvård är ett frivilligt tillägg. FPA ersätter en del av de godkända kostnaderna i efterhand.
4. Arbetsredskap och andra kostnader: dator, programlicenser, telefon, arbetsutrymme och den tid som går åt till introduktionen.

Vad det kostar just dig att anställa en arbetstagare beror på lönen, branschen och försäkringspremierna, och därför lönar det sig inte att använda en enda allmängiltig koefficient. Premieprocenterna för 2026 och ett räkneexempel hittar du i guiden arbetsgivarens lönebikostnader. Bruttopriset för företagshälsovården ser du på prissidan för företagshälsovård och paketens innehåll på tjänstesidan. Skattefria och skattepliktiga personalförmåner finns samlade i en egen guide.

Firma, deltidsanställd eller visstidsanställd arbetstagare

Enligt Jobbmarknad blir du arbetsgivare när du anställer en arbetstagare i ditt företag. Detsamma gäller en företagare som verkar under firma: också en firma som anställer en arbetstagare får samma skyldigheter som ett aktiebolag, alltså arbetsavtalet, de obligatoriska försäkringarna, anmälningarna om löneutbetalningen och företagshälsovården. FPA:s formulering är ”varje arbetsgivare”.

Att anställa en deltidsanställd tar inte bort skyldigheten att ordna företagshälsovård, eftersom skyldigheten börjar redan med en arbetstagare och inte beror på arbetstiden. Också en visstidsanställd är en arbetstagare. I korta anställningar och deltidsanställningar dimensioneras tjänstens innehåll tillsammans med företagshälsovården enligt behovet i arbetet.

I fråga om arbetsgivarregistret avgör antalet arbetstagare och anställningarnas längd. Om du har bara en fast anställd arbetstagare eller 1–5 arbetstagare vars anställning inte varar hela kalenderåret är du en tillfällig arbetsgivare, och registrering krävs inte.

Finns det stöd för att anställa den första arbetstagaren?

Lönesubvention är enligt Jobbmarknad ett ekonomiskt stöd till arbetsgivaren för lönekostnaderna för en arbetslös arbetssökande. Den beviljas av arbetskraftsmyndigheten utifrån den arbetssökandes servicebehov, och också företag kan ansöka om den.

• Lönesubventionen är oftast 50 procent, och stödet beviljas oftast för fem eller tio månader.
• Ansök om stödet i god tid innan anställningsförhållandet börjar. Anställningen kan börja först när ett beslut om stödet har getts.
• Stödet betalas i efterhand, så lönerna betalar du först själv.

Lönesubventionen är alltså inget automatiskt stöd för den första arbetstagaren, utan den hänger ihop med att man anställer en arbetslös arbetssökande. Kontrollera andra möjliga och aktuella stöd hos arbetskraftsmyndigheten eller på Jobbmarknad före rekryteringsbeslutet.

Nedladdningsbar minneslista

Minneslistan för den första arbetstagaren samlar kontrollpunkterna i den här guiden på en sida som kan skrivas ut. Anteckna för varje punkt en ansvarsroll och den dag då saken har skötts. I mallen antecknas bara företagets uppgifter, och den sparar eller skickar inga uppgifter.

• Ladda ner en tom HTML-mall (på finska): fyll i den utan nätanslutning och skriv ut på A4 eller spara som PDF via webbläsarens utskriftsmeny.
• Ladda ner en redigerbar Markdown-mall (på finska): öppna den i en textredigerare och anpassa den till företagets praxis.

Du får fritt dela mallen till exempel med din egen gemenskap eller dina kunder.

Vanliga frågor

Nästa steg

När rekryteringsbeslutet är fattat, begär en offert på företagshälsovård i slutet av den här guiden, så hinner avtalet träda i kraft före den första arbetsdagen. Jämför först priserna på företagshälsovård, kontrollera om företagshälsovården är obligatorisk för en arbetstagare och läs hur ett växande team ordnar tjänsten i guiden om företagshälsovård för startupföretag.