Ulkomaisen työntekijän palkkaaminen: työnantajan muistilista

Kun palkkaat ulkomaisen työntekijän, sinun on työnantajana varmistettava ennen työn alkua, että hänellä on työnteko-oikeus Suomessa, ja säilytettävä tiedot työnteko-oikeuden perusteesta kaksi vuotta palvelussuhteen päättymisestä. EU- ja ETA-alueen ulkopuolelta tulevasta työntekijästä tehdään lisäksi ilmoitus Maahanmuuttovirastolle seitsemän päivän kuluessa, ellei työehtoja ole jo ilmoitettu oleskelulupahakemuksessa. Työehdot ja ehkäisevä työterveyshuolto ovat samat kuin muillakin työntekijöillä.

Opas on tehty kasvuyrityksen perustajalle, joka palkkaa asiantuntijan, joka ei ole Suomen kansalainen. Hän voi olla jo Suomessa tai vasta muuttamassa tänne. Opas koskee Suomessa tehtävää työtä suomalaisen työnantajan palveluksessa. Lähetetyt työntekijät, vuokratyö ja kokonaan ulkomailta tehtävä etätyö on rajattu pois: Maahanmuuttoviraston mukaan ulkomailla asuva, pelkkää etätyötä tekevä työntekijä ei tarvitse Suomen oleskelulupaa tai työnteko-oikeutta, mutta verotus ja sosiaaliturva on silloin selvitettävä erikseen.

Mitä työnantajan pitää tarkistaa ennen työn alkua?

Työnantajan velvollisuudet, kun ulkomainen työntekijä tulee palvelukseen, ovat ulkomaalaislain 82 §:ssä. Työmarkkinatori tiivistää ne kolmeen: varmistautumis-, säilyttämis- ja ilmoittamisvelvollisuus.

1. Varmista työnteko-oikeus. Työnantajan on varmistauduttava siitä, että palvelukseen tulevalla ja palveluksessa olevalla ulkomaalaisella on työnteko-oikeus. Velvollisuus koskee myös EU-kansalaisia ja jatkuu koko työsuhteen ajan. Työmarkkinatorin mukaan ulkomaisen työntekijän työnteko-oikeus tarkistetaan EU- ja ETA-maiden sekä Sveitsin kansalaisilta passista ja muiden maiden kansalaisilta oleskelulupakortista, jossa on maininta mahdollisista rajoitteista. Maahanmuuttovirasto muistuttaa, että oleskeluoikeus ja työnteko-oikeus eivät ole sama asia: tarkista nimenomaan, että oikeus kattaa juuri tämän tehtävän. Epäselvässä tilanteessa työnteko-oikeuden voi tarkistaa Maahanmuuttovirastosta sähköpostitse.

2. Säilytä tiedot. Työnantajan on säilytettävä työpaikalla tiedot palveluksessaan olevista ulkomaalaisista ja heidän työnteko-oikeutensa perusteista niin, että työsuojeluviranomainen voi tarvittaessa tarkastaa ne vaivattomasti. Tiedot on säilytettävä kaksi vuotta palvelussuhteen päättymisestä. Maahanmuuttovirasto neuvoo ottamaan kopion oleskelulupakortista tai, jos työntekijä on EU- tai ETA-maan tai Sveitsin kansalainen, passista.

3. Tee ilmoitukset. Jos työntekijä on muu kuin unionin kansalainen tai tähän rinnastettava, työnantajan on

• toimitettava Maahanmuuttovirastolle tieto työntekijästä, työsuhteen kestosta, palkasta, työtunneista ja sovellettavasta työehtosopimuksesta viimeistään seitsemäntenä päivänä siitä, kun työntekijä on otettu palvelukseen. Ilmoitus tehdään sähköisesti Enter Finland -palvelussa; erityisestä syystä käytettävällä lomakkeella määräaika on kymmenen päivää.
• ilmoitettava samassa määräajassa työpaikan luottamusmiehelle, luottamusvaltuutetulle ja työsuojeluvaltuutetulle työntekijän nimi ja sovellettava työehtosopimus.
• ilmoitettava Maahanmuuttovirastolle viimeistään neljäntenätoista päivänä, jos kolmannen maan kansalainen ei aloita työtä tai hänen työsuhteensa päättyy ennen työnteon perusteella myönnetyn oleskeluluvan voimassaolon päättymistä.

Maahanmuuttoviraston mukaan erillistä työntekijäilmoitusta ei tarvita, jos työehdot on jo täytetty työntekijän oleskelulupahakemukseen. Päättymisilmoitusta ei tarvita, kun määräaikainen työsuhde päättyy sovitusti tai työntekijällä on esimerkiksi pysyvä tai perhesiteen perusteella myönnetty oleskelulupa.

Laiminlyönnillä on seurauksia. Työnantaja, joka tahallaan tai huolimattomuudesta pitää palveluksessaan ulkomaalaista, jolla ei ole oikeutta tekemäänsä ansiotyöhön, voidaan tuomita työnantajan ulkomaalaisrikkomuksesta sakkoon (ulkomaalaislain 186 §).

EU-kansalainen vai EU:n ulkopuolelta: mikä eroaa?

Työntekijän palkkaaminen ulkomailta etenee eri tavalla sen mukaan, mihin työnteko-oikeus perustuu. Taulukko kokoaa asiantuntijayrityksen tavallisimmat tilanteet.

EU-kansalaisen on rekisteröitävä oleskeluoikeutensa Maahanmuuttovirastossa, jos hän oleskelee Suomessa yli kolme kuukautta. Rekisteröinti on työntekijän tehtävä, eikä työn aloittaminen edellytä sitä. Pohjoismaiden kansalaiset rekisteröityvät Maahanmuuttoviraston mukaan Digi- ja väestötietovirastossa.

Erityisasiantuntijan oleskelulupa myönnetään ulkomaalaislain 73 §:n mukaan erityisosaamista vaativiin asiantuntijatehtäviin, joista maksettava palkka on vähintään keskimääräinen palkansaajan bruttopalkka. Maahanmuuttoviraston sivun mukaan bruttopalkan pitää vuonna 2026 olla vähintään 3 937 euroa kuukaudessa, eikä luontoisetuja oteta huomioon. Hakijalla pitää yleensä olla korkeakoulututkinto, työpaikan pitää olla tiedossa ennen hakemista, ja ensimmäinen lupa myönnetään enintään kahdeksi vuodeksi. Tarkista raja Maahanmuuttoviraston sivulta ennen tarjouksen tekemistä.

Kuvitteellinen esimerkki: 14 hengen ohjelmistoyritys palkkaa EU:n ulkopuolelta data-insinöörin erityisasiantuntijana ja Saksan kansalaisen tuotepäälliköksi. Data-insinöörin kohdalla yritys täyttää työehdot oleskelulupahakemukseen ja sopii aloituspäivän luvan mukaan. Tuotepäälliköltä yritys tarkistaa passin, ja työ voi alkaa heti. Kummankin tiedot säilytetään kaksi vuotta työsuhteen päättymisestä.

Verokortti, vakuutukset ja palkka

Ulkomaalaisen työntekijän palkkaaminen ei muuta työsuhteen vähimmäisehtoja. Työsuojeluhallinnon mukaan palkan ja työajan on oltava Suomen lakien ja yleissitovan työehtosopimuksen mukaiset, ja ulkomaalaisella työntekijällä on samat oikeudet ja velvollisuudet kuin suomalaisella. Huonompi kohtelu ulkomaalaisuuden vuoksi voi olla kiellettyä syrjintää.

• Verokortti: Verohallinnon mukaan Suomeen yli kuudeksi kuukaudeksi tuleva on yleisesti verovelvollinen. Hän tarvitsee suomalaisen henkilötunnuksen ja verokortin, jonka hän toimittaa työnantajalle. Jos verokorttia ei ole, ennakonpidätys on 60 %. Enintään kuusi kuukautta Suomessa oleskelevan palkasta peritään 35 %:n lähdevero, ellei hän hae progressiivista verotusta.
• Vakuutukset ja maksut: työnantaja perii ja maksaa sosiaalivakuutusmaksut lähtökohtaisesti kuten muistakin työntekijöistä. Poikkeus voi olla työntekijä, jolla on A1-todistus toisen maan sosiaaliturvaan kuulumisesta; varmista tilanne ennen ensimmäistä palkanmaksua.

Maksuprosentit ja laskuesimerkin löydät oppaasta työnantajan sivukulut. Palkanmaksun ilmoitukset käydään läpi oppaassa ensimmäisen työntekijän palkkaaminen.

Työterveyshuolto ja perehdytys ulkomaiselle työntekijälle

Ulkomainen työntekijä kuuluu työterveyshuoltoon samoin perustein kuin muutkin. Työterveyshuoltolain 2 §:n mukaan lakia sovelletaan työhön, jossa työnantaja on velvollinen noudattamaan työturvallisuuslakia, ja 4 §:n mukaan työnantajan on kustannuksellaan järjestettävä työterveyshuolto. Kummassakaan pykälässä ei ole kansalaisuuteen perustuvaa rajausta. Ehkäisevä työterveyshuolto on siis järjestettävä, ja sairaanhoito on vapaaehtoinen lisä. Lue lisää oppaista onko työterveys pakollinen ja työnantajan velvollisuudet; pakettien sisältöä voit vertailla palvelusivulla.

Työsuojeluhallinnon mukaan työnantajan on huolehdittava siitä, että ulkomaalaiselle työntekijälle annetaan ymmärrettävällä kielellä tiedoksi työsuhteen keskeiset ehdot sekä opetus ja ohjaus työtehtäviin. Käytännön neuvona kannattaa

• ilmoittaa uusi työntekijä työterveyshuollon palveluntuottajalle ennen aloitusta ja kysyä, millä kielillä asiointi onnistuu
• kertoa perehdytyksessä, miten työterveyttä käytetään ja miten sairauspoissaolosta ilmoitetaan
• antaa työsopimus ja keskeiset ohjeet kielellä, jota työntekijä ymmärtää.

Muistilista työnantajalle

1. Selvitä ennen työsopimuksen allekirjoittamista, mihin työnteko-oikeus perustuu: kansalaisuuteen, nykyiseen oleskelulupaan vai haettavaan lupaan.
2. Jos lupa pitää hakea, täytä työehdot hakemukseen Työnantajan Enter Finlandissa ja sovi aloituspäivä luvan mukaan.
3. Tarkista passi tai oleskelulupakortti ennen ensimmäistä työpäivää ja varmista, että oikeus kattaa tehtävän ja työtunnit.
4. Ota asiakirjasta kopio ja säilytä tiedot kaksi vuotta palvelussuhteen päättymisestä.
5. Tee työntekijäilmoitus Maahanmuuttovirastolle seitsemän päivän kuluessa, jos työntekijä on EU- ja ETA-alueen ulkopuolelta eikä työehtoja ilmoitettu lupahakemuksessa.
6. Ilmoita samassa ajassa työntekijän nimi ja sovellettava työehtosopimus luottamusmiehelle, luottamusvaltuutetulle ja työsuojeluvaltuutetulle.
7. Pyydä verokortti, ilmoita työntekijä työterveyshuoltoon ja käy työehdot läpi kielellä, jota hän ymmärtää.
8. Merkitse luvan päättymispäivä kalenteriin, muistuta jatkoluvasta ja tee päättymisilmoitus 14 päivän kuluessa, jos työsuhde päättyy ennenaikaisesti.

Usein kysytyt kysymykset