Modell för tidigt stöd: mall och guide för småföretag

En modell för tidigt stöd är arbetsplatsens gemensamma sätt att ta upp svårigheter i arbetet i tid och komma överens om stöd. Den är varken ett diagnosverktyg eller ett automatiskt påföljdssystem: målet är att hitta ändringar i arbetet och vid behov hjälp från företagshälsovården innan problemen drar ut på tiden. Arbetsplatsens egna signaler för samtal avtalas separat från lagens anmälan efter en månads frånvaro och från FPA:s kontrollpunkter för dagpenningsdagar.

Tidigt stöd eller tidigt ingripande?

En modell för tidigt ingripande och en modell för tidigt stöd kan avse samma process på arbetsplatsen. Ordet stöd betonar samarbete: chefen beskriver sina iakttagelser om arbetet och lyssnar på arbetstagaren i stället för att leta efter en skyldig. Osakligt bemötande och risker för säkerheten i arbetet åtgärdas enligt de skyldigheter som gäller för dem; ett stödsamtal ersätter dem inte. Tidigt stöd är en av de tre nivåer som ledningen av arbetsförmågan består av: före det kommer det förebyggande arbetet och efter det vid behov stödet för återgång till arbetet.

I ett expertföretag med 5–25 anställda ska modellen vara lätt att hitta och begriplig också för en ny arbetstagare. Gå igenom rutinerna tillsammans med personalen och företagshälsovården. Utse också en alternativ kontaktperson för situationer där den egna chefen är part i problemet eller själv behöver stöd.

När inleds ett samtal om tidigt stöd?

Initiativet kan komma från arbetstagaren själv, chefen eller företagshälsovården på det sätt som har avtalats. Orsaker som syns i arbetet kan vara ständigt övertidsarbete, uppgifter som gång på gång blir försenade, oklara ansvar eller belastning som arbetstagaren berättar om. Av en enskild iakttagelse drar man inga slutsatser om sjukdom, motivation eller livssituation. Om oron gäller orken, läs också guiden psykisk hälsa på arbetsplatsen. Om arbetstagaren har förlorat en närstående, läs guiden sorg och arbetsförmåga; stegen för återgången till arbetet beskrivs också i Solace Cares guide återgång till arbetet efter en närståendes död (på finska).

Gränserna för samtal vid sjukfrånvaro fastställs i arbetsplatsens egen modell. Antalet frånvarodagar eller frånvaroperioder och granskningsperioden är företagets egna val, inte lagstadgade gränser som gäller alla. Att gränsen nås är en signal för ett samtal, inte ett bevis på missbruk. Stödet ska inte skjutas upp bara för att det avtalade antalet ännu inte har nåtts. Ett enhetligt förfarande minskar slumpmässigheten, men i samtalet beaktas situationen.

Samtalets gång och uppföljning

Boka en lugn tid och berätta i kallelsen att syftet är att se över hur arbetet löper. Beskriv en konkret iakttagelse utan tolkning: till exempel att tidsfristerna i flera projekt har sammanfallit. Fråga hur arbetstagaren ser på situationen och vad som borde ändras i arbetet. Samtalet hålls vid arbetsarrangemangen. Uppgifter om hälsotillståndet får behandlas endast av utsedda personer, och uppgifterna förvaras åtskilda från andra personuppgifter (5 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet).

Välj en åtgärd som går att genomföra, till exempel att begränsa prioriteringarna, ge mer arbetsro eller förtydliga ansvaren. Kom överens om vem som gör vad och om en dag för uppföljning. Om det behövs en bedömning av hälsan, hänvisa ärendet till företagshälsovården enligt avtalad praxis. Chefen avgör inte behovet av sjukledighet eller vård.

I uppföljningssamtalet kontrolleras om åtgärden genomfördes, om den hjälpte och om den belastade andra. Fortsätt, ändra eller avsluta försöket och motivera beslutet. Om det behövs flera parter för att anpassa arbetet till hälsotillståndet, kom överens om en företagshälsoförhandling. I den gemensamma promemorian antecknas bara nödvändiga arbetsarrangemang; hälsouppgifter hör inte hemma i teamets projektverktyg. Om coachning föreslås som stöd, kontrollera först vad coachning för arbetsförmåga innebär och vem som ordnar den.

Sjukfrånvaro: egen modell och förfarandet vid 30/90 dagar

Arbetsplatsens signaler för samtal är en annan sak än de lagstadgade förfarandena vid långvarig frånvaro. Enligt 10 a § i lagen om företagshälsovård ska arbetsgivaren anmäla sjukfrånvaron till företagshälsovården senast när frånvaron har pågått en månad. Detta räknas inte från 30 betalda sjukdagpenningsdagar. Kom överens med företagshälsovården om vem som ansvarar för anmälan och om ett säkert sätt att lämna den.

FPA:s kontrollpunkter för sjukdagpenningen är 30, 60, 90, 150 och 230 dagpenningsdagar. När sjukdagpenning har betalats för 90 dagar behövs ett utlåtande av företagshälsovården om möjligheterna att fortsätta i arbetet. FPA kan avbryta utbetalningen om utlåtandet inte lämnas in. Arbetsgivaren och företagshälsovården måste tillsammans med arbetstagaren utreda möjligheterna att fortsätta i arbetet. Frånvarons längd och de betalda dagpenningsdagarna räknas var för sig; se hela tabellen för 30–60–90 dagar i guiden om företagshälsoförhandling.

Kom separat överens om rutinerna för anmälan och intyg. I guiden om egen anmälan kan ni kontrollera vad som hör hemma i arbetsplatsens anvisning. Anpassning av arbetet och sjukfrånvaro är olika saker; tidigt stöd betyder inte att man arbetar sjuk.

Mall för modellen för tidigt stöd

Nedan finns en åskådlig mall på företagsnivå som du kan kopiera. Den är varken en myndighetsblankett eller en samtalspromemoria för en enskild arbetstagare. Fyll i den tillsammans med personalen och företagshälsovården. I den antecknas inte arbetstagarnas namn, frånvarohistorik eller hälsouppgifter.

# Modell för tidigt stöd: företagets gemensamma praxis
- Företag / verksamhetsenhet: ____
- Datum då modellen godkändes och version: ____
- Rollen som äger praxisen: ____
- Nästa datum för utvärdering av modellen: ____

Syfte och tillgänglighet

• Mål för att arbetet ska löpa: ____
• Var anvisningen publiceras och hur den tas upp i introduktionen: ____
• Språk som används: ____

Kontakt och signaler

• Hur arbetstagaren ber om stöd: ____
• Arbetsrelaterade signaler för att chefen tar upp saken: ____
• Företagets frånvarosignal och dess granskningsperiod: ____
• Alternativ kontaktroll: ____
• Koppling till den separata anvisningen om frånvaro och intyg: ____

Samtal och arbetsarrangemang

• Praxis för kallelse och ett lugnt samtal: ____
• Alternativ för arbetsarrangemang som ska utredas: ____
• Beslutsansvar och hur uppföljningen avtalas: ____
• Förfarande för hänvisning till företagshälsovården: ____
• Roll som ansvarar för att förbereda en företagshälsoförhandling: ____

Dataskydd och kontinuitet

• Praxis för förvaring av promemorior om arbetsarrangemang: ____
• Ansvar för bedömning av åtkomsträttigheter, behövlighet och förvaringstid: ____
• Separat anvisning för lagenlig behandling av hälsouppgifter: ____
• Ansvar för uppföljning och inlämning av anmälan efter 30 dagar: ____
• Samarbetspraxis för utlåtandet vid 90 dagar: ____
• Utvärdering av hur modellen fungerar tillsammans med personalen: ____

Mallens frånvarosignal ska inte fyllas i genom att kopiera ett annat företags siffra utan bedömning. Kontrollera det kollektivavtal som tillämpas och kom överens om förfarandet med företagshälsovården. Modellens ägare ser till att anvisningen hålls aktuell också när företaget växer.

För dig som söker erfarenheter: samtalet är inget förhör

I ett väl förberett samtal känner arbetstagaren till ämnet på förhand och får beskriva sin egen syn. Att man är oenig om en iakttagelse hindrar inte att man lyssnar och ger ingen rätt att kräva hälsouppgifter. Om syftet är oklart kan man be att få det preciserat före mötet.

Exempel (fiktivt)

En arbetstagare i ett litet designteam berättar att tiden inte räcker till för uppgifter som kräver koncentration. Chefen och arbetstagaren kommer överens om två ostörda arbetspass i veckan och om vem som svarar på brådskande kontakter. Uppföljningen bokas in om en månad. Detta är ingen verklig kundupplevelse och inget löfte om resultat: i ett annat arbete behövs en annan lösning.

Nedladdningsbar mall på företagsnivå: mall för tidigt stöd

Kom överens om företagets gemensamma sätt att be om stöd, samtala om hur arbetet löper och följa upp avtalade arbetsarrangemang. Anpassa den tomma mallen tillsammans med personalen och företagshälsovården. Detta är en verksamhetsmodell, inte en samtalspromemoria för en enskild person.

• Ladda ner en tom HTML-mall (på finska): fyll i den utan nätanslutning och skriv ut på A4 eller spara som PDF via webbläsarens utskriftsmeny.
• Ladda ner en redigerbar Markdown-mall (på finska): öppna den i en textredigerare och anpassa den till företagets praxis.

Mallens version 2026-10-26. En tom mall för att förbereda företagets arbetssätt, inte en blankett för en enskild arbetstagares ärende. Anteckna inte namn, diagnoser, medicinering, frånvarohistorik eller uppgifter som gör att ett ärende kan identifieras. Använd i verkliga arbetstagarsituationer ett säkert förfarande som arbetsgivaren har godkänt. Mallen sparar eller skickar inga uppgifter. Redaktionellt hjälpmedel, inte individuell medicinsk eller juridisk rådgivning; den medicinska granskningen pågår.

Så här använder du mallen: kom först överens om ansvarsrollen, fyll i fälten som beskriver företagets förfarande och bekräfta öppna arrangemang med företagshälsovården. Fyll inte i mallen med uppgifter om en verklig arbetstagares ärende.

Godkännande och ägarskap

• Företag / enhet.
• Företagets egen version och förfarande för godkännande.
• Processägarens ROLL.
• Alternativ kontaktkanal och ansvarsroll.

Att be om stöd och signaler

• Hur arbetstagarna ber om stöd.
• Arbetsrelaterade signaler för samtal.
• Företagets egna gränser för samtal och granskningsperiod, inte en allmän lagstadgad gräns (lämna tomt tills ni har kommit överens).

Samtal och ändringar i arbetet

• Samtalets skeden: syfte, iakttagelse, att lyssna, alternativ i arbetet, avtalade åtgärder.
• Alternativ för anpassning av arbetet och beslutanderätt.
• När företagshälsovårdens sakkunskap tas med.
• Roll som ansvarar för hänvisning eller förhandling.
• Hur fortsatta åtgärder följs upp.

Kommunikation och säker behandling

• Kommunikation och introduktion om modellen.
• Ansvarsroller för säker behandling av de egentliga anteckningarna.
• Förfarande för bedömning av åtkomsträttigheter och förvaring.
• Datum för översyn av modellen eller årlig utvärdering som företaget väljer: företagets val, inte en allmän årlig lagregel.

Fiktivt exempel: Ett fiktivt tillväxtföretag kommer överens om att avbrott i arbetet kan diskuteras utan att frånvarogränsen har nåtts. I processen antecknas vem som kan förtydliga prioriteringarna och hur man följer upp att arbetsarrangemangen fungerar. Exemplet lovar inget slutresultat.

Mallen är StartHealths eget redaktionella arbetsredskap, inte en myndighetsblankett. English template and guide.

Nästa steg

Fyll i mallen på företagsnivå och testa om en ny arbetstagare hittar anvisningen. Läs om ledning av arbetsförmågan och processen för sjukfrånvaro. I guiden om arbetshälsa hittar ni idéer för att utveckla arbetet. Under tjänster reder ni ut gränserna för samarbetet med företagshälsovården före beställningen.

Vanliga frågor