Ledning av arbetsförmågan: vad det är och hur du börjar

Ledning av arbetsförmågan betyder att arbetsplatsen följer och stöder arbetsförmågan systematiskt i tre skeden: proaktivt, tidigt när en oro väcks och vid återgången till arbetet efter en frånvaro. I ett litet företag är det några överenskomna rutiner, inte ett tungt system. Det lönar sig att avtala om rutinerna och skriva ner dem tillsammans med företagshälsovården: FPA kan ersätta kostnader för att utarbeta ett verksamhetskoncept för upprätthållande av arbetsförmågan, när det görs i samarbete med arbetsplatsen.

Vad betyder arbetsförmåga och ledning av arbetsförmågan?

Vad är arbetsförmåga? I praktiken avses med arbetsförmåga hur väl människans resurser och kraven i arbetet passar ihop. Till resurserna hör utöver hälsan till exempel kompetens och ork. Till kraven i arbetet hör arbetsmängden, arbetstiderna, arbetsförhållandena och hur arbetet leds. Det här är en praktisk beskrivning, inte en officiell definition av arbetsförmåga.

Arbetsförmågan är ingen bestående egenskap. Samma människa kan klara sig bra i en uppgift och behöva förändringar i en annan, och situationen kan variera under arbetskarriären. Därför är det ofta lättast att påverka arbetsförmågan genom att ändra arbetet: uppgifterna, arbetsmängden, arbetstiderna eller sättet att organisera arbetet.

Vad är ledning av arbetsförmågan? I praktiken avses att arbetsgivaren följer och stöder arbetsförmågan planmässigt tillsammans med arbetstagarna och företagshälsovården. Det är inget separat projekt och inte bara att räkna frånvaro. Det är en del av det vanliga ledarskapet: hur arbetet dimensioneras, hur en oro tas upp och vem som ser till att de överenskomna förändringarna görs.

I bakgrunden finns arbetsgivarens lagstadgade skyldigheter. Enligt 8 § i arbetarskyddslagen ska arbetsgivaren sörja för arbetstagarnas säkerhet och hälsa i arbetet och fortgående ge akt på arbetsmiljön, arbetsklimatet och säkerheten hos arbetssätten. Enligt 12 § i lagen om företagshälsovård lägger företagshälsovården fram åtgärdsförslag bland annat för att anpassa arbetet till arbetstagarens förutsättningar och för att bevara arbets- och funktionsförmågan, och följer hur förslagen genomförs. Ledning av arbetsförmågan är ett sätt att sköta de här sakerna enligt överenskommelse och inte fall för fall.

Tre nivåer: proaktiv ledning, tidigt stöd och återgång till arbetet

Ledningen av arbetsförmågan kan delas in i tre nivåer enligt i vilket skede man agerar. Största delen av arbetet görs på den första nivån, innan någons arbetsförmåga har försämrats.

Proaktiv ledning av arbetsförmågan är ledarskap i vardagen: arbetsmängden, kompetensen och introduktionen kontrolleras planmässigt och inte först när någon blir utmattad. Hela teamets arbetsförhållanden och organiseringen av arbetet behandlas i guiden arbetshälsa i ett litet företag. När företagshälsovården gör en hälsoundersökning framgår av guiden hälsoundersökning i företagshälsovården.

Tidigt stöd betyder att chefen tar upp sina iakttagelser i tid och kommer överens med arbetstagaren om vad som ändras i arbetet. Stommen för samtalet och en mall på företagsnivå hittar du i guiden modell för tidigt stöd.

Strategisk ledning av arbetsförmågan betyder i praktiken att arbetsförmågan kopplas till företagets planer och budget. Om målet är tillväxt syns också introduktionen, chefernas tid och dimensioneringen av arbetet i planen. I ett litet företag räcker det att ledningen går igenom saken i samband med årsplanen och budgeten och reserverar tid och pengar för förändringar i arbetet.

Roller: grundaren eller chefen, arbetstagaren och företagshälsovården

Ledningen av arbetsförmågan fungerar när var och en känner till sin egen del. Arbetsgivaren leder arbetet, arbetstagaren berättar hur arbetet löper och företagshälsovården bidrar med sakkunskap om sambandet mellan hälsa och arbete.

I ett litet företag är grundaren ofta både ledning och närmaste chef. Då lönar det sig att också utse en annan kontaktperson som arbetstagaren kan vända sig till, om den egna chefen är en del av problemet eller själv behöver stöd.

Nedsatt arbetsförmåga: vad gör arbetsgivaren?

Nedsatt arbetsförmåga betyder i praktiken att arbetstagarens resurser och kraven i arbetet inte möts på samma sätt som förut. Situationen kan vara tillfällig eller långvarig, och man kan inte dra slutsatsen att inget arbete alls kan göras. Arbetsgivarens uppgift är inte att bedöma hälsotillståndet utan att reda ut vad som kan ändras i arbetet.

1. Ta upp saken. Beskriv en iakttagelse om arbetet, inte en tolkning av människan, och fråga vad som belastar i arbetet.
2. Red ut belastningen och agera. Enligt 25 § i arbetarskyddslagen ska arbetsgivaren efter att ha fått information om saken med till buds stående medel vidta åtgärder, om det konstateras att en arbetstagare i sitt arbete belastas på ett sätt som äventyrar hälsan. Belastningsfaktorerna reds ut och risken undviks eller minskas.
3. Anpassa arbetet. Alternativen är till exempel att avgränsa uppgifterna, lätta på arbetsmängden för en viss tid, ge flexibilitet i arbetstiderna eller minska avbrotten. Kom överens om vem som gör vad och när situationen ses över.
4. Ta med företagshälsovården. När anpassningen av arbetet inte går att lösa med arbetsplatsens egna medel eller när det behövs en bedömning av sambandet mellan hälsa och arbete ordnas en företagshälsoförhandling. Dess gång, deltagarna och promemorian beskrivs i guiden Företagshälsoförhandling, det vill säga trepartsförhandling.
5. Anmäl en frånvaro som drar ut på tiden. Enligt 10 a § i lagen om företagshälsovård ska arbetsgivaren anmäla arbetstagarens sjukfrånvaro till företagshälsovården senast när frånvaron har fortgått en månad.

Vid en lång frånvaro styrs förloppet också av tidpunkterna för kontroll av FPA:s sjukdagpenning, bland annat vid 30, 60 och 90 dagpenningsdagar. De har samlats i en tabell: se kontrollpunkterna vid 30–60–90 dagar för arbetsgivaren. Löneutbetalningen under frånvaron beskrivs i guiden lön under sjukledighet.

Diagnoser och vård hör till samtalet mellan arbetstagaren och hälso- och sjukvården. Anpassningen av arbetet ersätter inte heller en nödvändig sjukfrånvaro. Om coachning föreslås som stöd ska du först läsa vad coachning för arbetsförmåga betyder och hur den skiljer sig från yrkesinriktad rehabilitering.

Bedömning av arbetsförmågan och mätetal

Arbetsförmågan bedöms på två nivåer. En enskild arbetstagares arbetsförmåga bedöms av företagshälsovården eller en annan yrkesperson inom hälso- och sjukvården. Chefens iakttagelse eller resultatet av en enkät är ingen bedömning av arbetsförmågan. På arbetsplatsens nivå följer arbetsgivaren hur arbetet löper och om de överenskomna åtgärderna genomförs.

För ett litet företag räcker det med några mätetal:

• Sjukfrånvaro: mängd och längd på hela företagets nivå, inte som en jämförelse mellan enskilda människor.
• Belastningsenkät: en kort enkät som upprepas regelbundet om arbetsmängden, hur arbetet löper och återhämtningen.
• Genomförda åtgärder: hur många av de överenskomna förändringarna i arbetet och uppföljningssamtalen som har gjorts i tid.

Jämför talen med företagets egen tidigare situation. I den här guiden ges inga jämförelsetal och inga målnivåer, eftersom allmänna medeltal inte säger vilken nivå som är lämplig just i ert arbete. I ett litet team kan en enskild arbetstagare kännas igen i tal på gruppnivå, så resultaten behandlas på en tillräckligt grov nivå. Ett mätetal visar vad det lönar sig att tala om. Det bevisar inte ensamt att en åtgärd hade effekt.

Minneslista: ledning av arbetsförmågan i 6 steg

1. Utse en ansvarig person. I ett litet företag är det ofta grundaren eller verkställande direktören. Kom också överens om en ersättare.
2. Gå igenom belastningsfaktorerna i arbetet. Använd arbetsplatsutredningen och personalens egna iakttagelser som grund.
3. Kom överens om praxisen för tidigt stöd. Skriv ner hur man ber om stöd, när chefen tar upp saken och hur uppföljningen görs.
4. Skriv ner verksamhetspraxisen tillsammans med företagshälsovården. Skriv ner rollerna, kontakterna och förfarandet vid en frånvaro som drar ut på tiden, också anmälan till företagshälsovården efter en månad. Enligt FPA:s förmånsanvisning beskrivs i företagshälsovårdens verksamhetsplan också de åtgärder för hantering och uppföljning av arbetsförmågan och för tidigt stöd som är företagshälsovårdens uppgift.
5. Kontrollera FPA-ersättningen. FPA kan ersätta kostnader för att utarbeta ett verksamhetskoncept för upprätthållande av arbetsförmågan, när det görs i samarbete med arbetsplatsen. Fråga serviceproducenten hur arbetet faktureras och anges i ersättningsansökan.
6. Informera, följ upp och uppdatera. Gå igenom praxisen med personalen och vid introduktionen. Välj två eller tre mätetal och kontrollera dem samtidigt som verksamhetsplanen uppdateras.

Vanliga frågor