Verksamhetsprogram för arbetarskyddet: mall för småföretag

Ja. Ett verksamhetsprogram för arbetarskyddet är obligatoriskt för varje arbetsgivare, också för ett kontors- eller expertföretag med 5–25 anställda. Det är arbetsgivarens eget program för vad som ska utvecklas i arbetsförhållandena, vilka mål ni har och vem som ansvarar för vad. Lagen bestämmer inte programmets form eller längd. Ett litet företag kan därför börja med ett kort dokument som bygger på bedömningen av riskerna i arbetet och som behandlas med personalen.

Är verksamhetsprogrammet för arbetarskyddet obligatoriskt?

Ja. Enligt 9 § i arbetarskyddslagen ska arbetsgivaren ha ett program som täcker behoven av att utveckla arbetsförhållandena på arbetsplatsen och verkningarna av de faktorer som hänger samman med arbetsmiljön. Programmets syfte är att främja säkerhet och hälsa och att bevara arbetstagarnas arbetsförmåga. Paragrafen har ingen personalgräns, och enligt Arbetarskyddsförvaltningen behövs programmet också när det finns en enda arbetstagare.

Verksamhetsprogrammet för arbetarskyddet är alltså samma skyldighet i ett småföretag som i en stor organisation, men innehållet kan vara mer begränsat. Enligt Arbetarskyddsförvaltningen påverkas programmets form, omfattning och innehåll av företagets storlek, bransch och arbetarskyddsbehov. Programmet kan vara ett eget dokument eller en del av till exempel ett kvalitets- eller säkerhetssystem, så länge det beaktar allt arbete som utförs på arbetsplatsen.

Enligt lagen ska de mål som härleds ur programmet beaktas i arbetsplatsens utvecklingsverksamhet och planering, och de ska behandlas med arbetstagarna eller deras företrädare. De övriga uppgifterna som börjar med den första arbetstagaren hittar du i guiden arbetsgivarens skyldigheter.

Vad skrivs in i verksamhetsprogrammet?

Lagen anger kärnan: utvecklingsbehoven, arbetsmiljöns verkningar och de mål som härleds ur dem. Arbetarskyddsförvaltningens anvisning kompletterar listan med praktiska delar. Exemplen i tabellen är illustrationer, inte en förteckning i lagen.

Enligt Arbetarskyddsförvaltningens anvisning hör också en redogörelse för hur den verksamhet som upprätthåller arbetsförmågan organiseras till programmet. I kontorsarbete betyder det ofta praxis för arbetsmängd, återhämtning och ledarskap, som behandlas i guiden arbetshälsa. För att åtgärda de utvecklingsbehov som har upptäckts behövs en tidsplan, ansvariga personer och tillräckliga resurser.

Hur hänger det ihop med riskbedömningen och företagshälsovården?

Verksamhetsprogrammet är en plan, och riskbedömningen på arbetsplatsen är dess utgångsdata. Enligt 10 § i arbetarskyddslagen ska arbetsgivaren reda ut och identifiera de olägenheter och risker som beror på arbetet, arbetstiderna, arbetslokalen och arbetsförhållandena i övrigt. Om de inte kan undanröjas ska arbetsgivaren bedöma deras betydelse för arbetstagarnas säkerhet och hälsa. Arbetsgivaren ska inneha utredningen, och den ses över när förhållandena ändras väsentligt och hålls också annars aktuell. Om den egna sakkunskapen inte räcker ska arbetsgivaren anlita en utomstående sakkunnig.

Enligt Arbetarskyddsförvaltningen inleds arbetet med programmet med att riskerna reds ut, och i bedömningen av nuläget beaktas också de risker som har upptäckts i företagshälsovårdens arbetsplatsutredning. Fyra dokument blandas lätt ihop:

Enligt 11 § i lagen om företagshälsovård kan verksamhetsplanen för företagshälsovården utgöra en del av verksamhetsprogrammet för arbetarskyddet. Dokumenten kan alltså samlas i ett, men det innehåll som vardera lagen kräver behövs ändå. Läs mer i guiderna arbetsplatsutredning och verksamhetsplan.

Vem ansvarar: arbetarskyddschef och arbetarskyddsfullmäktig

Arbetsgivaren ansvarar för att programmet utarbetas och genomförs. Rollerna i arbetarskyddssamarbetet kommer från lagen om tillsynen över arbetarskyddet och om arbetarskyddssamarbete på arbetsplatsen (44/2006):

• Arbetsplatser av alla storlekar: arbetsgivaren ska utse en arbetarskyddschef om arbetsgivaren inte själv sköter uppgiften (28 §).
• Regelbundet minst 10 arbetstagare: arbetstagarna ska bland sig utse en arbetarskyddsfullmäktig och två ersättare. Också på en mindre arbetsplats kan de utse fullmäktig och ersättare (29 §).
• Regelbundet minst 20 arbetstagare: på arbetsplatsen ska en arbetarskyddskommission tillsättas för två kalenderår åt gången (38 §).

Arbetarskyddschefen företräder arbetsgivaren. Arbetarskyddschefen bistår arbetsgivaren och cheferna samt ordnar och upprätthåller samarbetet, och ska vara tillräckligt kompetent för uppgiften. Enligt Arbetarskyddsförvaltningen är arbetarskyddschefen ändå inte automatiskt ansvarig för att arbetarskyddsbestämmelserna genomförs: ansvaret ligger hos arbetsgivaren och hos de chefer vars uppgifter omfattar att sköta arbetarskyddet.

Arbetarskyddsfullmäktigen företräder arbetstagarna. Arbetsgivaren kan inte utse fullmäktigen, utan arbetstagarna väljer personen genom val. Mandatperioden är två kalenderår, om inget annat avtalas. Arbetsgivaren ska vid behov informera om rätten att utse en fullmäktig och ge en förteckning över arbetstagarna och lokaler för valet, och valet får inte hindras eller försvåras (30 §). Det går också att avtala på annat sätt om hur samarbetet ordnas, inom ramen för lagens 23 §.

Om arbetsplatsen saknar både kommission och fullmäktig behandlas ärendena mellan arbetsgivaren och arbetstagarna. Enligt Arbetarskyddsförvaltningen kan verksamhetsprogrammet på små arbetsplatser behandlas med hela personalen.

Mall: verksamhetsprogram för arbetarskyddet i fem punkter

Den här modellen för ett verksamhetsprogram för arbetarskyddet är en redaktionell utgångspunkt. Den är varken en myndighetsblankett eller juridisk rådgivning. Komplettera den med bedömningen av riskerna på din egen arbetsplats. Som hjälp kan du också använda Arbetarskyddsförvaltningens eller Arbetarskyddscentralens mallar.

1. Grunduppgifter och ansvar. Företaget, verksamhetsställena, antalet anställda och arbetets art. Vem som ansvarar för arbetarskyddet, vem som är arbetarskyddschef, vilka som är arbetarskyddsfullmäktig och ersättare om de har utsetts, och vem som är serviceproducent för företagshälsovården.
2. Nuläget. När riskerna i arbetet har retts ut och bedömts, när arbetsplatsutredningen har gjorts och vilka de viktigaste iakttagelserna är.
3. Utvecklingsbehov och mål. Några mål, och för vart och ett en åtgärd, en ansvarig person, en tidsplan och resurser.
4. Praxis i vardagen. Introduktion, uppföljning av arbetsförhållandena, anmälan av missförhållanden och tillbud, utredning av olycksfall, arbetarskyddet vid anskaffningar och förändringar, gällande anvisningar samt hur den verksamhet som upprätthåller arbetsförmågan ordnas.
5. Behandling, information och uppföljning. När programmet har behandlats med personalen eller dess företrädare, var det finns, när det ses över nästa gång och vem som ansvarar för det.

Fiktivt exempel: ett programvaruföretag med 14 anställda skriver in som mål att kontrollera ergonomin på distansarbetsplatserna och att jämna ut belastningen under lanseringsveckorna. Den operativa chefen är arbetarskyddschef, arbetstagarna har valt en arbetarskyddsfullmäktig och programmet gås igenom med hela teamet. Exemplet illustrerar strukturen och är inte ett lagkrav på ett visst innehåll.

Minneslista för att komma i gång

1. Gör eller uppdatera utredningen och bedömningen av riskerna i arbetet före programmet och ta med iakttagelserna från arbetsplatsutredningen.
2. Utse en arbetarskyddschef om du inte sköter uppgiften själv, och informera arbetstagarna om rätten att utse en arbetarskyddsfullmäktig.
3. Hör personalen när du utarbetar programmet och behandla målen med arbetstagarna eller deras företrädare.
4. Informera hela personalen om programmet och håll det lätt tillgängligt, till exempel på intranätet. Gå igenom arbetarskyddspraxis i introduktionen av en ny arbetstagare.
5. Kom överens om en årlig översyn. Lagen anger inget fast uppdateringsintervall för verksamhetsprogrammet, men enligt Arbetarskyddsförvaltningen hålls det aktuellt med jämna mellanrum eller när förhållandena ändras väsentligt. En årsrytm passar ihop med verksamhetsplanen för företagshälsovården, som ses över årligen; det rekommenderas också att bedömningen av riskerna ses över en gång om året.
6. Anmäl arbetarskyddschefen och arbetarskyddsfullmäktige till arbetarskyddspersonregistret. Enligt Arbetarskyddsförvaltningen är anmälan arbetsgivarens uppgift, och registret förs av Arbetarskyddscentralen.

Företagshälsovårdens arbetsplatsutredning och verksamhetsplan ger programmet innehåll. På tjänstesidan kan du jämföra förebyggande företagshälsovård med tjänster som innehåller sjukvård.

Vanliga frågor