Työsuojelun toimintaohjelma: pohja pienelle yritykselle

Kyllä – työsuojelun toimintaohjelma on pakollinen jokaiselle työnantajalle, myös 5–25 hengen toimisto- tai asiantuntijayritykselle. Se on työnantajan oma ohjelma siitä, mitä työoloissa pitää kehittää, mihin tavoitteisiin pyritään ja kuka vastaa mistäkin. Laki ei määrää ohjelman muotoa tai pituutta, joten pieni yritys voi aloittaa tiiviistä asiakirjasta, joka perustuu työn vaarojen arviointiin ja käsitellään henkilöstön kanssa.

Onko työsuojelun toimintaohjelma pakollinen?

On. Työturvallisuuslain 9 §:n mukaan työnantajalla on oltava ohjelma, joka kattaa työpaikan työolojen kehittämistarpeet ja työympäristöön liittyvien tekijöiden vaikutukset. Ohjelman tarkoitus on edistää turvallisuutta ja terveellisyyttä sekä ylläpitää työntekijöiden työkykyä. Pykälässä ei ole henkilöstörajaa, ja Työsuojeluhallinnon mukaan ohjelma tarvitaan myös silloin, kun työntekijöitä on yksi.

Työsuojelun toimintaohjelma on pienyrityksessä siis sama velvoite kuin suuressa organisaatiossa, mutta sisältö voi olla suppeampi. Työsuojeluhallinnon mukaan ohjelman muotoon, laajuuteen ja sisältöön vaikuttavat yrityksen koko, toimiala ja työsuojelutarpeet. Ohjelma voi olla oma asiakirjansa tai osa esimerkiksi laatu- tai turvallisuusjärjestelmää, kunhan se ottaa huomioon kaiken työpaikalla tehtävän työn.

Lain mukaan ohjelmasta johdetut tavoitteet on otettava huomioon työpaikan kehittämistoiminnassa ja suunnittelussa, ja niitä on käsiteltävä työntekijöiden tai heidän edustajiensa kanssa. Muut ensimmäisestä työntekijästä alkavat tehtävät löydät oppaasta työnantajan velvollisuudet.

Mitä toimintaohjelmaan kirjataan?

Laki määrittelee ytimen: kehittämistarpeet, työympäristön vaikutukset ja niistä johdetut tavoitteet. Työsuojeluhallinnon ohje täydentää listaa käytännön osilla. Taulukon esimerkit ovat havainnollistavia, eivät lain luettelo.

Työsuojeluhallinnon ohjeen mukaan ohjelmaan kuuluu myös selvitys työkykyä ylläpitävän toiminnan organisoimisesta. Toimistotyössä se tarkoittaa usein työmäärän, palautumisen ja johtamisen käytäntöjä, joita käsitellään oppaassa työhyvinvointi. Havaittujen kehittämistarpeiden korjaamiseen tarvitaan aikataulu, vastuuhenkilöt ja riittävät voimavarat.

Miten se liittyy riskien arviointiin ja työterveyshuoltoon?

Toimintaohjelma on suunnitelma, ja riskien arviointi työpaikalla on sen lähtötieto. Työturvallisuuslain 10 §:n mukaan työnantajan on selvitettävä ja tunnistettava työstä, työajoista, työtilasta ja muista työolosuhteista aiheutuvat haitta- ja vaaratekijät. Jos niitä ei voida poistaa, on arvioitava niiden merkitys työntekijöiden turvallisuudelle ja terveydelle. Selvityksen on oltava työnantajan hallussa, se tarkistetaan olosuhteiden olennaisesti muuttuessa ja pidetään muutenkin ajan tasalla. Jos oma asiantuntemus ei riitä, on käytettävä ulkopuolista asiantuntijaa.

Työsuojeluhallinnon mukaan ohjelman laatiminen aloitetaan vaarojen selvittämisellä, ja nykytilan arvioinnissa otetaan huomioon myös työterveyshuollon työpaikkaselvityksessä havaitut vaarat. Neljä asiakirjaa sekoittuvat helposti:

Työterveyshuoltolain 11 §:n mukaan työterveyshuollon toimintasuunnitelma voi olla osa työsuojelun toimintaohjelmaa. Asiakirjat voi siis koota yhteen, mutta kummankin lain edellyttämä sisältö tarvitaan silti. Lue tarkemmin oppaista työpaikkaselvitys ja toimintasuunnitelma.

Kuka vastaa: työsuojelupäällikkö ja työsuojeluvaltuutettu

Ohjelman laatimisesta ja toteutumisesta vastaa työnantaja. Työsuojelun yhteistoiminnan roolit tulevat laista työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta (44/2006):

• Kaikenkokoiset työpaikat: työnantajan on nimettävä työsuojelupäällikkö, jollei hän hoida tehtävää itse (28 §).
• Säännöllisesti vähintään 10 työntekijää: työntekijöiden on valittava keskuudestaan työsuojeluvaltuutettu ja kaksi varavaltuutettua. Pienemmässäkin työpaikassa he voivat valita valtuutetut (29 §).
• Säännöllisesti vähintään 20 työntekijää: työpaikalle on perustettava työsuojelutoimikunta kahdeksi kalenterivuodeksi kerrallaan (38 §).

Työsuojelupäällikkö edustaa työnantajaa. Hän avustaa työnantajaa ja esihenkilöitä sekä järjestää ja ylläpitää yhteistoimintaa, ja hänen on oltava tehtäväänsä riittävän pätevä. Työsuojeluhallinnon mukaan hän ei kuitenkaan ole automaattisesti vastuussa työsuojelusäännösten toteuttamisesta: vastuu on työnantajalla ja esihenkilöillä, joiden tehtäviin työsuojelusta huolehtiminen on määritelty.

Työsuojeluvaltuutettu edustaa työntekijöitä. Työnantaja ei voi nimetä valtuutettua, vaan työntekijät valitsevat hänet vaalilla. Toimikausi on kaksi kalenterivuotta, jollei toisin sovita. Työnantajan on tarvittaessa kerrottava oikeudesta valita valtuutettu ja annettava vaalia varten luettelo työntekijöistä ja tilat, eikä vaalia saa estää tai vaikeuttaa (30 §). Yhteistoiminnan järjestämisestä voidaan sopia myös toisin lain 23 §:n rajoissa.

Jos työpaikalla ei ole toimikuntaa eikä valtuutettua, asiat käsitellään työnantajan ja työntekijöiden kesken. Työsuojeluhallinnon mukaan pienillä työpaikoilla toimintaohjelma voidaan käsitellä koko henkilöstön kanssa.

Pohja: työsuojelun toimintaohjelma viidessä kohdassa

Tämä työsuojelun toimintaohjelman malli on toimituksellinen lähtökohta, ei viranomaisen lomake eikä oikeudellista neuvontaa. Täydennä se oman työpaikkasi vaarojen arvioinnilla. Apuna voi käyttää myös Työsuojeluhallinnon tai Työturvallisuuskeskuksen mallilomakkeita.

1. Perustiedot ja vastuut. Yritys, toimipaikat, henkilöstömäärä ja työn luonne. Kuka vastaa työsuojelusta, kuka on työsuojelupäällikkö, ketkä ovat työsuojeluvaltuutettu ja varavaltuutetut, jos heidät on valittu, ja kuka on työterveyshuollon palveluntuottaja.
2. Nykytila. Milloin työn vaarat on selvitetty ja arvioitu, milloin työpaikkaselvitys on tehty ja mitkä ovat keskeiset havainnot.
3. Kehittämistarpeet ja tavoitteet. Muutama tavoite, ja jokaiselle toimenpide, vastuuhenkilö, aikataulu ja voimavarat.
4. Arjen käytännöt. Perehdytys, työolojen tarkkailu, epäkohdista ja vaaratilanteista ilmoittaminen, tapaturmien tutkinta, työsuojelu hankinnoissa ja muutoksissa, voimassa olevat ohjeet sekä työkykyä ylläpitävän toiminnan järjestäminen.
5. Käsittely, tiedottaminen ja seuranta. Milloin ohjelma on käsitelty henkilöstön tai sen edustajien kanssa, mistä se löytyy, milloin se tarkistetaan seuraavan kerran ja kuka siitä vastaa.

Kuvitteellinen esimerkki: 14 hengen ohjelmistoyritys kirjaa tavoitteiksi etätyöpisteiden ergonomian tarkistuksen ja julkaisuviikkojen kuormituksen tasaamisen. Operatiivinen johtaja toimii työsuojelupäällikkönä, työntekijät ovat valinneet työsuojeluvaltuutetun, ja ohjelma käydään läpi koko tiimin kanssa. Esimerkki havainnollistaa rakennetta eikä ole lakivaatimus tietystä sisällöstä.

Muistilista käyttöönottoon

1. Tee tai päivitä työn vaarojen selvitys ja arviointi ennen ohjelmaa ja ota mukaan työpaikkaselvityksen havainnot.
2. Nimeä työsuojelupäällikkö, jos et hoida tehtävää itse, ja kerro työntekijöille oikeudesta valita työsuojeluvaltuutettu.
3. Kuule henkilöstöä ohjelmaa laatiessasi ja käsittele tavoitteet työntekijöiden tai heidän edustajiensa kanssa.
4. Tiedota ohjelmasta koko henkilöstölle ja pidä se helposti saatavilla, esimerkiksi intranetissä. Käy työsuojelukäytännöt läpi uuden työntekijän perehdytyksessä.
5. Sovi vuosittainen tarkistus. Laki ei aseta toimintaohjelmalle kiinteää päivitysväliä, mutta Työsuojeluhallinnon mukaan se pidetään ajan tasalla säännöllisin väliajoin tai olosuhteiden olennaisesti muuttuessa. Vuosirytmi sopii yhteen työterveyshuollon toimintasuunnitelman kanssa, joka tarkistetaan vuosittain; myös vaarojen arvioinnin tarkistamista suositellaan kerran vuodessa.
6. Ilmoita työsuojelupäällikkö ja valtuutetut työsuojeluhenkilörekisteriin. Työsuojeluhallinnon mukaan ilmoitus on työnantajan tehtävä, ja rekisteriä ylläpitää Työturvallisuuskeskus.

Työterveyshuollon työpaikkaselvitys ja toimintasuunnitelma antavat ohjelmalle sisältöä. Palvelusivulta voit vertailla ehkäisevää työterveyttä ja sairaanhoidon sisältäviä palveluja.

Usein kysytyt kysymykset