Ergonomi i kontors- och distansarbete: arbetsgivarens guide

God ergonomi i kontorsarbete innebär att arbetsplatsen, arbetsredskapen och pauserna passar arbetet och den som utför det, så att arbetet inte orsakar skadlig belastning. Enligt 24 § i arbetarskyddslagen 738/2002 ska arbetsgivaren välja, dimensionera och placera arbetsplatsen och arbetsredskapen på ett ergonomiskt ändamålsenligt sätt och i mån av möjlighet så att de kan ställas in. För bildskärmsarbete finns dessutom statsrådets beslut 1405/1993, och vid distansarbete gäller samma skyldigheter också i hemmet, men arbetsgivarens begränsade möjligheter beaktas (5 §).

Ergonomi heter på engelska ergonomics. Den här guiden är skriven för grundaren eller den operativa chefen i ett kontors-, IT- eller expertföretag med 5–25 personer. Det korta avsnittet om ergonomi i guiden arbetshälsa tar upp grunderna; här går vi djupare.

Vad betyder ergonomi i kontorsarbete?

Enligt Arbetshälsoinstitutet är ergonomi förutseende planering och utveckling av arbetet och verksamhetsmiljön, och den delas in i fysisk, kognitiv och organisatorisk ergonomi. Den här guiden behandlar fysisk ergonomi, det vill säga arbetsplatsen, arbetsställningarna och pauserna. Kognitiva belastningsfaktorer som avbrott och informationsflöde hör till guiden psykosocial belastning i arbetet.

Enligt avsnittet om kontors- och informationsarbete i Arbetshälsoinstitutets ergonomidatabank (på finska) kan problem orsakas till exempel av långvarigt stillasittande, upprepade likadana huvud- eller handrörelser, framåtböjd eller vriden nackställning, ostödda handställningar, svårigheter att se och brist på pauser. Många besvär kan undvikas eller lindras genom att förbättra arbetsplatsens ergonomi och arbetssätten.

Vad kräver lagen av arbetsgivaren när det gäller ergonomi?

Skyldigheterna finns i arbetarskyddslagen 738/2002 och i statsrådets beslut om arbete vid bildskärm 1405/1993. De har ingen gräns för antalet anställda.

• Arbetarskyddslagen 24 §: konstruktionerna på arbetsplatsen och arbetsredskapen ska väljas, dimensioneras och placeras på ett ergonomiskt ändamålsenligt sätt, och de ska i mån av möjlighet kunna ställas in. Arbetstagaren ska ha tillräckligt med utrymme och möjlighet att byta arbetsställning, och olägenheter av upprepad påfrestning ska undvikas eller vara så små som möjligt.
• Arbetarskyddslagen 26 §: bildskärmsarbete ska ordnas så att det är så säkert som möjligt.
• Arbetarskyddslagen 10 §: de fysiska belastningsfaktorerna i arbetet hör till riskbedömningen.
• Beslutet om bildskärmsarbete: det tillämpas på arbete där en betydande del utförs vid bildskärm. Arbetsgivaren ska bedöma arbetsplatserna med särskild hänsyn till risker för synen samt skadlig fysisk och psykisk belastning (3 §), planera arbetet så att pauser eller omväxling i uppgifterna regelbundet avbryter bildskärmsarbetet (4 §), och ge utbildning och anvisningar när arbetet börjar eller arbetsplatsen väsentligt förändras (5 §).

Beslutets 6 och 7 § gäller syn- och ögonundersökning och särskilda glasögon; om dem berättar guiden bildskärmsglasögon. Handledningen av en nyanställd hör naturligt till introduktionen.

God ergonomi i kontorsarbete: arbetsplatsens delar

Tabellen kombinerar minimikraven i bilagan till beslutet om bildskärmsarbete och rekommendationerna i Arbetshälsoinstitutets databank. Ansvarskolumnen bygger på att arbetsgivaren skaffar och instruerar, och att arbetstagaren enligt lagens 18 § ska följa anvisningarna och med de medel som står till buds sörja för sin egen säkerhet.

Beslutet om bildskärmsarbete tillämpas inte på bärbara system som inte används längre än vanligt vid arbetsplatsen (1 §). Den bärbara dator som används i det dagliga arbetet är alltså en annan sak än en dator som används tillfälligt på resa. Sambandet mellan pauser och återhämtning tas upp i guiden återhämtning från arbetet.

Ergonomi vid distansarbete: vad kan arbetsgivaren kräva hemma?

Enligt 5 § i arbetarskyddslagen tillämpas lagen också på arbete som en arbetstagare enligt avtal utför hemma eller på något annat ställe som hen själv väljer. I skyldigheterna i lagens 5 kap., dit ergonomin och bildskärmsarbetet hör, beaktas dock begränsningarna i arbetsgivarens verksamhetsmöjligheter. Bestämmelserna om användning av arbetsredskap ska ändå iakttas också hemma.

Enligt Arbetarskyddsförvaltningens anvisning om distansarbete ska man i hemmet beakta den i grundlagen föreskrivna hemfriden, och det är viktigt att tillsammans med arbetstagaren utreda att arbetet också på distans går störningsfritt, tryggt och ergonomiskt. I praktiken går gränsen så här:

• Arbetsgivaren kan ge anvisningar om hur arbetsplatsen ställs in och om pauser, fråga om arbetsplatsen hemma, avtala om vilka redskap den ställer till förfogande och förvänta sig att arbetstagaren följer anvisningarna (18 §).
• Arbetsgivaren kan inte inspektera hemmet som ett kontor, eftersom hemfriden ska beaktas, och kan inte ensam bestämma om hur hemmet möbleras.
• Kostnader: arbetarskyddslagen innehåller ingen bestämmelse om vem som betalar möblerna vid en arbetsplats i hemmet. Enligt Arbetarskyddsförvaltningen hör eventuella kostnader och fördelningen av dem till de villkor som typiskt avtalas vid distansarbete. Skriv in dem i avtalet om distansarbete och kontrollera ert kollektivavtal.

För kartläggning av arbetsplatsen hemma passar Arbetarskyddscentralens blankett för kartläggning av arbetsförhållandena vid distansarbete (på finska). Försäkringar, arbetstid och avtal om distansarbete finns i guiden arbetsgivarens ansvar vid distansarbete, och belastning och ork vid distansarbete i guiden distansarbete och ork.

Fiktivt exempel: ett programvaruföretag med 14 anställda kommer överens om att varje arbetsplats på kontoret har ett elbord, en inställbar stol, en separat skärm, ett tangentbord och en mus. Den som arbetar på distans får låna en skärm, ett tangentbord och en mus, och övriga anskaffningar för arbetsplatsen hemma avtalas i avtalet om distansarbete. En nyanställd går igenom checklistan för självbedömning under den första veckan, och bristerna förs in i riskbedömningen. Exemplet illustrerar praxis och är inget lagkrav på viss utrustning.

Vad gör företagshälsovårdens fysioterapeut?

Enligt 12 § i lagen om företagshälsovård 1383/2001 hör det till företagshälsovården att utreda arbetet och arbetsförhållandena genom arbetsplatsbesök, med beaktande av bland annat hur belastande arbetet är, samt att lägga fram förslag till åtgärder för att förbättra arbetets hälsosamhet och vid behov anpassa arbetet till arbetstagarens förutsättningar. Dit hör också rådgivning och handledning. Inom ergonomin kan fysioterapeuten sköta de här uppgifterna: bedöma arbetsplatser och arbetsställningar som en del av arbetsplatsutredningen, handleda i att ställa in arbetsplatsen och lägga fram förslag till åtgärder. Direktmottagning och FPA-ersättning behandlas i guiden företagsfysioterapeut, och korta rörelseidéer i pausgymnastik på arbetsplatsen.

En fysioterapeut som arbetar inom företagshälsovården ska enligt 13 a § i statsrådets förordning 708/2013 ha behörighet som fysioterapeut och dessutom en utbildning i företagshälsovård på minst 15 studiepoäng inom två år från att hen gått över till uppgifterna.

I alla StartHealths paket ingår en arbetsplatsutredning; i kontorsarbete kan en del av den göras på distans. Basic-paketet omfattar fysioterapeutens handledning på distans utifrån läkarens bedömning, och Support lägger till fysioterapeutens mottagning på plats i Helsingfors utifrån en bedömning på distans och en hänvisning. Avgränsningarna bekräftas i offerten, och paketen finns på tjänstesidan. Hur distanstjänsterna fungerar berättar guiden företagshälsovård på distans.

Var finns tillförlitligt material om ergonomi?

• Arbetshälsoinstitutets ergonomidatabank: avsnittet om kontors- och informationsarbete beskriver kännetecknen för en fungerande arbetsstation och hur arbetsstolen ställs in steg för steg.
• Arbetarskyddsförvaltningens anvisning om bildskärmsarbete: enligt den påverkas ergonomin i bildskärmsarbete bäst när arbetsstationerna planeras, och det minsta rekommenderade arbetsutrymmet är 10–12 kvadratmeter för en person och 7–8 kvadratmeter per person i ett öppet utrymme.
• Arbetarskyddscentralens kartläggningsblankett för arbetsplatsen vid distansarbete (ovan).

Självbedömning: ergonomi vid kontorsarbete

Ge listan till de anställda i introduktionen och när distansarbetet inleds. Varje punkt som inte uppfylls är information till arbetsgivaren.

1. Fötterna står stadigt på golvet eller på ett fotstöd, och sitsens framkant trycker inte mot knävecken.
2. Ryggen vilar mot ryggstödet, och svankstödet ligger vid ländryggens svank.
3. Underarmarna är ungefär vågräta på tangentbordet eller bordet, och axlarna är avslappnade.
4. Bildskärmens översta textrad ligger under blickens horisontalplan.
5. Skärmen har inga bländningar eller reflexer, och ljusstyrka och kontrast är inställda efter belysningen.
6. Framför tangentbordet finns utrymme att stödja händerna, och musen ligger nära tangentbordets kant med rak handled.
7. Den bärbara datorn används länge endast med separat tangentbord, mus och höjd eller separat skärm.
8. Arbetsställningen varieras, och man rör på sig minst en gång i timmen.
9. Brister vid arbetsplatsen hemma har tagits upp med chefen, och redskapen har avtalats.
10. Om ögonen tröttnar vid bildskärmsarbete eller de egna glasögonen inte passar för skärmavståndet har saken tagits upp med företagshälsovården.

Vanliga frågor