Psykosocial belastning i arbetet: identifiera och bedöm

Psykosocial belastning avser omständigheter i arbetets innehåll, arbetsarrangemangen och arbetsgemenskapens sociala funktion som kan leda till skadlig belastning för en arbetstagare. Enligt 10 § i arbetarskyddslagen ska varje arbetsgivare reda ut dessa belastningsfaktorer och bedöma deras betydelse för hälsan som en del av utredningen och bedömningen av riskerna i arbetet. Enligt lagens 25 § ska arbetsgivaren vidta åtgärder när den får information om att en arbetstagare belastas i sitt arbete på ett sätt som äventyrar hälsan.

Det handlar om arbetets egenskaper, inte om en enskild persons ork. Den här guiden är skriven för grundaren eller den operativa chefen i ett företag med 5–25 personer, och den är en del av helheten ork i arbetet. Den stress som en enskild person upplever behandlas i guiden arbetsstress.

Vad betyder psykosocial belastning?

Psykosociala belastningsfaktorer är faktorer i arbetet som kan belasta vem som helst som utför uppgiften på ett skadligt sätt. Arbetarskyddsförvaltningens förteckning över belastningsfaktorer delar in dem i tre grupper:

• Arbetets innehåll: till exempel fragmenterat arbete, kontinuerlig vaksamhet, för stora informationsmängder, kontinuerliga avbrott, orimligt ansvar och upprepade svåra interaktionssituationer i kundarbete.
• Arbetsarrangemangen: till exempel för mycket eller för lite arbete, orimlig tidspress, olägenheter som beror på arbetstiderna samt oklara arbetsbilder, mål, ansvar och arbetsfördelning.
• Arbetsgemenskapens sociala funktion: till exempel ensamarbete, samarbete som inte fungerar, dåligt informationsflöde, bristfälligt stöd av chefen eller kolleger, trakasserier och annat osakligt bemötande samt diskriminerande bemötande.

Belastning är inte skadlig i sig. Enligt Arbetarskyddsförvaltningens anvisning om psykosocial belastning främjar lagom belastning hälsan och arbetsförmågan, och belastningsfaktorerna blir skadliga om de är felaktigt dimensionerade, hanteras bristfälligt eller förekommer under ogynnsamma förhållanden. Vardagliga uttryck som psykisk eller mental belastning i arbetet avser i praktiken samma sak. En bredare bild av vad gott arbete består av finns i guiden arbetshälsa.

I arbetarskyddstillsynen räknas affärsledningsbeslut, såsom organisationsförändringar eller sparåtgärder, inte som belastningsfaktorer, och inte heller lön, visstidsanställning eller krav från familjelivet. De kan ändå vara förknippade med egentliga belastningsfaktorer, till exempel oklar arbetsfördelning eller dåligt informationsflöde.

Vad kräver lagen av arbetsgivaren när det gäller psykosocial belastning?

Arbetsgivarens skyldigheter finns i arbetarskyddslagen 738/2002 och i lagen om företagshälsovård 1383/2001. Skyldigheterna har ingen gräns för antalet anställda: de gäller redan den första arbetstagaren med arbetsavtal.

Om den egna sakkunskapen inte räcker till ska arbetsgivaren enligt 10 § anlita utomstående sakkunniga. Enligt Arbetarskyddsförvaltningen är den egna företagshälsovården en naturlig sakkunnig. Tillsynen sköts av arbetarskyddsavdelningen vid Tillstånds- och tillsynsverket, som är den riksomfattande arbetarskyddsmyndigheten.

Typer av belastning: kognitiv, emotionell, social och etisk belastning

Kognitiv, emotionell, social och etisk belastning är benämningar från vardagsspråket och forskningen som lagen inte använder; de ryms i lagens tre grupper. Enligt Arbetshälsoinstitutets sida om helhetsmässig ergonomi är vanliga kognitiva belastningsfaktorer buller, återkommande avbrott och flödet av information och meddelanden, och att hantera dem minskar den psykosociala belastningen. Enligt Arbetshälsoinstitutets åtgärdskort om hantering av etisk belastning (på finska) uppstår etisk belastning när arbetstagaren tvingas handla i strid med sina egna värderingar eller arbetsplatsens regler eller är osäker på vad som är rätt sätt att handla.

Behandlingen av trakasserier och osakligt bemötande är en egen process som beskrivs i guiden osakligt bemötande i arbetet. Åtgärderna i tabellen är exempel, inte en förteckning i lagen; enligt Arbetarskyddsförvaltningen tar man först itu med de faktorer som de flesta arbetstagare känner igen och som orsakar mest skada. Tillräcklig återhämtning från arbetet är en del av dimensioneringen av arbetet, inte bara individens sak.

Hur bedöms psykosocial belastning i ett litet företag?

Enligt Arbetarskyddsförvaltningens anvisning görs bedömningen av arbetsbelastningen i fyra steg: identifiera belastningsfaktorerna, bedöm deras betydelse för hälsan och prioritera dem, genomför åtgärderna och följ upp deras effekt. De psykosociala faktorerna bedöms i samma process som arbetets övriga risker, inte som ett separat projekt.

Enligt anvisningen om bedömning är målet inte att hitta belastade arbetstagare utan de faktorer i arbetet som kan äventyra hälsan. Informationen samlas in på gruppnivå, och arbetstagarna ska delta eftersom de känner sitt eget arbete bäst. Som källor kan man använda en personalenkät, intervjuer med arbetstagarnas företrädare, företagshälsovårdens arbetsplatsutredning, arbetstidsbokföringen och sammanfattningar av utvecklingssamtal.

Ett färdigt hjälpmedel är arbetarskyddsmyndighetens enkät Arbetets psykosociala belastningsfaktorer. Den har 23 frågor: sju om arbetsarrangemangen, nio om arbetets innehåll, sex om arbetets sociala funktion och till sist en helhetsbedömning av belastning som försämrar hälsan. Arbetsplatserna kan själva använda enkäten med angivande av källan, och upprepad visar den om åtgärderna har hjälpt. I ett team på fem personer är anonymiteten svår att trygga, så resultaten behandlas hellre på hela teamets nivå eller så ersätts enkäten med ett gemensamt samtal.

Resultatet av bedömningen förs in i riskbedömningen och de mål som härleds ur den i verksamhetsprogrammet för arbetarskyddet. Vid bedömningen av betydelsen för hälsan får arbetsgivaren hjälp av företagshälsovården, som jämför de identifierade faktorerna till exempel med uppgifter om sjukfrånvaro och allmän forskningskunskap. Bedömningen uppdateras när förhållandena förändras väsentligt.

Vad gör företagshälsovården vid bedömningen av belastningen?

Företagshälsovården utreder arbetets belastning och arbetsarrangemangen i arbetsplatsutredningen, bedömer deras betydelse för hälsan och lägger fram åtgärdsförslag. Enligt Arbetarskyddsförvaltningen ska arbetsgivaren se till att de psykosociala belastningsfaktorerna har identifierats och bedömts i arbetsplatsutredningen och ge företagshälsovården tillräckliga uppgifter om arbetet, personalen och förändringar (lagen om företagshälsovård 15 §).

Enligt 12 § i lagen om företagshälsovård kan arbetstagaren av grundad anledning begära en utredning om sin arbetsbelastning. Enligt Arbetarskyddsförvaltningen finns det grundad anledning om arbetsförmågan har försämrats på grund av symtom och arbetstagaren bedömer att det beror på arbetet, eller om symtomen har lett till vårdbehov eller sjukfrånvaro. Företagshälsovården bedömer behovet av en utredning och lägger vid behov fram förslag för att minska belastningen i samarbete med arbetsgivaren.

Hälsan och arbetsförmågan bedöms alltid av en yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården, inte av chefen. StartHealths Minimum-paket omfattar arbetsplatsutredning och riskbedömning; Basic lägger till sjukvård på distans och mottagning hos arbetshälsopsykolog på distans efter läkarens bedömning. Paketen finns på tjänstesidan.

Vad ska man göra när en arbetstagare berättar om överbelastning?

När en arbetstagare berättar om alltför stor belastning i arbetet behandlar arbetsgivaren saken, utreder orsakerna i arbetet och minskar belastningen med till buds stående medel. Enligt Arbetarskyddsförvaltningens anvisning behandlas saken först mellan arbetstagaren och chefen, och arbetsplatsens modell för tidigt stöd följs om en sådan finns. Om det är oklart om belastningen beror på arbetet anlitar arbetsgivaren i första hand företagshälsovården som sakkunnig.

Arbetarskyddsförvaltningen har en blankett för detta, Anmälan till arbetsgivaren om belastning i arbetet. I den beskriver arbetstagaren belastningsfaktorerna, och arbetsgivaren antecknar mottagandet av anmälan, resultatet av utredningen, åtgärderna med tidtabell och ett uppföljningsmöte. Enligt tillsynsanvisningen ska den arbetstagare som gjort anmälan få veta vilka åtgärder som har vidtagits eller ska vidtas.

Om arbetstagaren redan är utmattad beskrivs arbetsgivarens följande steg i guiden utbrändhet i arbetet, och stödet för psykisk hälsa i guiden psykisk hälsa på arbetsplatsen. Arbetstagaren får hjälp av företagshälsovården eller sin egen läkare. I en krissituation svarar MIELI Kristelefonen på svenska på numret 09 2525 0112 (må och ons kl. 16–20, tis, tors och fre kl. 9–13) och på finska dygnet runt på numret 09 2525 0111, och vid livsfara ringer man nödnumret 112.

Vad kontrollerar arbetarskyddsinspektören när det gäller psykosocial belastning?

Enligt arbetarskyddsmyndighetens anvisning om hur man förbereder sig för inspektionen inriktas inspektionerna på verksamhetsområden och arbetsuppgifter där det kan förekomma skadliga psykosociala belastningsfaktorer, och tillsynen kan också gälla hanteringen av chefernas arbetsbelastning. Vid inspektionen övervakas fem saker:

• arbetsgivaren har identifierat belastningsfaktorerna och vidtagit åtgärder för att avlägsna eller minska olägenheterna
• arbetstagarna har fått metoder för att hantera belastningsfaktorerna
• arbetstagarna vet hur de ska agera om de upplever skadlig belastning
• cheferna har förutsättningar att sköta uppgifter som gäller belastning
• arbetsplatsen har rutiner för att upptäcka skadlig belastning i tid.

Inför inspektionen ska handlingarna om bedömningen av riskerna och belastningsfaktorerna och en aktuell arbetsplatsutredning finnas tillgängliga. Arbetstagarna svarar före inspektionen på myndighetens enkät, som genomförs i samarbete med arbetarskyddsombudet. Enligt tillsynsanvisningen om psykosocial belastning i arbetet 3/2023 bedömer inspektören inte arbetstagarnas hälsa och föreskriver inte metoder, men kan ge en uppmaning med tidsfrist till exempel när belastningsfaktorerna inte har utretts alls eller inte tillräckligt systematiskt.

Psykosocial belastning i startupföretag och tillväxtföretag

I ett startupföretag förändras belastningsfaktorerna snabbare än bedömningen uppdateras. En rekryteringsvåg, en ny finansieringsrunda, övergång till distansarbete eller utnämningen av de första cheferna är väsentliga förändringar efter vilka bedömningen ses över. Tillväxtens effekter beskrivs i guiden personalens hälsa i ett tillväxtföretag.

De första cheferna är ofta tidigare experter utan ledarerfarenhet, och tillsynen kan gälla just deras belastning: se chefens ork. Arbetarskyddslagen tillämpas på arbete som utförs på grundval av ett arbetsavtal (2 §), så den skyddar inte en grundare som är företagare och inte står i anställningsförhållande. Grundarens egen belastning behandlas i guiden företagarens ork, och anskaffningen av företagshälsovård för ett startupföretag i guiden företagshälsovård för startupföretag.

Enligt Europeiska arbetsmiljöbyrån (EU-Osha) kan psykosociala risker förebyggas och hanteras oberoende av arbetsplatsens storlek. I byråns enkät Pulsen på arbetsmiljön 2022 uppgav 27 procent av arbetstagarna i EU att de upplever stress, ångest eller depression som orsakats eller förvärrats av arbetet.

Checklista: bedömning av psykosocial belastning

1. Utse en ansvarsperson, i allmänhet verkställande direktören eller den operativa chefen, och reservera tid för bedömningen.
2. Samla material: arbetsplatsutredningen, arbetstidsuppgifter, sammanfattningar av utvecklingssamtal och den totala sjukfrånvaron utan uppgifter om enskilda personer.
3. Identifiera belastningsfaktorerna tillsammans med hela teamet i tre grupper: arbetets innehåll, arbetsarrangemangen och den sociala funktionen. Myndighetens enkät kan användas som hjälp.
4. Be företagshälsovården bedöma de identifierade faktorernas betydelse för hälsan och prioritera dem.
5. Välj åtgärder som i första hand riktas mot orsakerna, och anteckna en ansvarsperson och en tidtabell för varje åtgärd.
6. Kom överens om hur en arbetstagare anmäler alltför stor belastning och hur chefen reagerar, och introducera cheferna i förfarandet.
7. För in bedömningen och målen i verksamhetsprogrammet för arbetarskyddet och gå igenom dem med personalen.
8. Följ upp åtgärdernas effekt, uppdatera bedömningen efter en väsentlig förändring och håll den i övrigt aktuell, till exempel i samband med den årliga översynen av företagshälsovårdens verksamhetsplan.

Vanliga frågor