Kris på arbetsplatsen: de första timmarna och eftervården

När något omskakande händer på arbetsplatsen ska du gå till väga i den här ordningen: trygga människorna och ring vid behov nödnumret 112, utse en person som leder situationen, ge teamet endast bekräftad information och be företagshälsovården om psykiskt stöd. Enligt 11 § i statsrådets förordning 708/2013 omfattar ordnandet av första hjälpen inom företagshälsovården även behövlig rådgivning och vägledning för att psykiska reaktioner som beror på arbetet eller arbetssituationen ska kunna hanteras. Enligt Arbetshälsoinstitutet räcker en psykologisk debriefing som genomförs som ett enda tillfälle inte alltid, utan processinriktat stöd rekommenderas. Allt detta går lättare när en krisplan har gjorts innan krisen inträffar.

Guiden är skriven för grundare och teamledare i startup- och tillväxtföretag med 5–25 personer som inte har någon HR-avdelning. Om en arbetstagare har avlidit finns arbetsgivarens praktiska uppgifter i guiden arbetstagarens död, och stödet till en sörjande arbetstagare i guiden sorg och arbetsförmåga. Den här guiden fokuserar på hur själva krisen hanteras.

Vad är en krissituation på arbetsplatsen?

Enligt MIELI Psykisk Hälsa Finland rf:s sida om kriser på arbetsplatsen (på finska) är traumatiska kriser som hänför sig till arbetsgemenskapen till exempel ett olycksfall i arbetet eller en olycka, våld eller hot om våld, trakasserier och osakligt bemötande, uppsägning, missbruk eller brott, en arbetskamrats eller kunds plötsliga insjuknande eller död samt självmord. Enligt sidan återspeglas också kriser i arbetstagarnas privatliv i arbetsgemenskapen.

En plötslig kris i arbetsgemenskapen är alltså något annat än en organisationsförändring eller hård brådska. Det är en oförutsägbar händelse som skakar om människor och kräver snabba beslut av ledningen. I ett litet team berör en enda händelse oftast alla.

Vad ska man göra genast vid en kris?

Uppgifterna under de första timmarna är enkla, men de bör göras i den här ordningen:

• Säkerhet och 112: enligt Nödcentralsverkets anvisning om nödnumret ringer man nödnumret när man vet eller befarar att det föreligger fara för liv, hälsa, egendom eller miljön. Om du är osäker på hur brådskande situationen är, ring 112.
• Första hjälpen: de som kan första hjälpen agerar och de andra ser till att hjälpen hittar fram. Arrangemangen beskrivs i guiden första hjälpen-beredskap.
• Närvaro: enligt MIELI rf:s sida om krisens faser behöver den som befinner sig i chock i allmänhet känna att hen är i trygghet och att människorna i omgivningen har situationen under kontroll. Lämna inte en chockad person ensam, och se till att hen kommer hem.
• Anmälningar: enligt 46 § i lagen om tillsynen över arbetarskyddet 44/2006 (Finlex) ska arbetsgivaren utan dröjsmål anmäla ett olycksfall i arbetet som har lett till döden eller svår skada till polisen och arbetarskyddsmyndigheten. Övriga anmälningar och tidsfrister finns i guiden olycksfall i arbetet.
• Information: samla det som säkert är känt och skilj det från gissningar innan du berättar något för någon.

Vem leder krissituationen i ett litet företag?

Lagen utser ingen krisledare, så det avtalas på förhand. I ett litet företag är verkställande direktören eller en annan utsedd ansvarsperson en naturlig ledare, och för hen utses en ersättare för semestrar och resor. Ledaren beslutar vem som sköter kontakterna med myndigheterna, vem som informerar teamet och vem som håller kontakt med företagshälsovården. En person orkar inte göra allt, och krisledarens egen ork är ingen bisak.

Skriv in rollerna på samma ställe som övriga ansvar för arbetssäkerheten, till exempel i verksamhetsprogrammet för arbetarskyddet. Då hittas de också när ledaren själv är borta eller inblandad i händelsen.

Hur informerar man arbetsgemenskapen om krisen?

God kriskommunikation är kort, sann och samtidig. Principer i praktiken:

• Till alla samtidigt: berätta för hela teamet på en gång, också för dem som arbetar på distans via videolänk, så att ingen hör det först i korridoren eller på sociala medier. Distansteamets särdrag beskrivs i guiden distansarbete och ork.
• Endast bekräftad information: berätta vad som hände, vad man ännu inte vet och när du berättar mer. Gissa inte om orsakerna.
• Integritet: fråga den berörda personen eller hens närstående vad som får berättas, och berätta bara det. Principerna finns i guiden hälsouppgifter på arbetsplatsen.
• Var hjälp finns: berätta samtidigt hur man kommer till företagshälsovården och var man får krishjälp på kvällen.

Om händelsen är en arbetskamrats död beskrivs detaljerna i kommunikationen och hänsynen till de anhöriga i guiden arbetstagarens död.

Debriefing och defusing: vad ska arbetsplatsen ordna?

Enligt Arbetarskyddsförvaltningens sida om arbetsolyckor ska arbetsgivaren efter allvarligare arbetsolyckor ge arbetstagarna en möjlighet att gå igenom olycksfallet (defusing, debriefing). Syftet är att lindra den stress som olycksfallet orsakat och hjälpa arbetstagarna att återhämta sig, och företagshälsovården hjälper med att ordna debriefing.

Forskningen har förändrat synen på vad som hjälper. Enligt Arbetshälsoinstitutets rekommendation om krisarbete inom företagshälsovården (på finska) (11.1.2023) räcker enligt nuvarande rekommendationer en psykologisk debriefing, som ofta genomförs som ett enda tillfälle, inte alltid. I stället rekommenderas processinriktat, psykosocialt stöd som utnyttjar olika metoder. Enligt Arbetshälsoinstitutet har akut krisarbete visats minska stress, ångest, sömnförlust och andra skadliga hälsoeffekter som är förknippade med händelsen. Rekommendationen har behandlats i social- och hälsovårdsministeriets delegation för företagshälsovård.

I praktiken är ett enda avlastningssamtal inte hela eftervården. Kom överens med företagshälsovården om vilket stöd som erbjuds genast, vem som erbjuds individuellt stöd och när situationen följs upp på nytt. Enligt Arbetshälsoinstitutet hör krisarbete på arbetsplatsen och hantering av omskakande händelser i arbetet till företagshälsovårdens roll, och det är naturligt att ordna stöd för arbetsgemenskapen till exempel när en arbetskamrat plötsligt dör.

Kriser: de första timmarna, de följande dagarna och vem som hjälper

Tabellen samlar de vanligaste plötsliga kriserna i ett litet företag. Den är en praktisk minneslista, inte en klinisk anvisning.

När en familjemedlem dör finns ledigheterna och lönen i guiden sorgledighet. När frånvaron blir långvarig avtalas återgången i en företagshälsoförhandling.

Våldssituation på arbetsplatsen: vad kräver lagen av arbetsgivaren?

27 § i arbetarskyddslagen 738/2002 (Finlex) gäller arbete som är förknippat med en uppenbar risk för våld. Då ska arbetet och arbetsförhållandena ordnas så att risken för våld och våldssituationer i mån av möjlighet förebyggs, på arbetsplatsen ska finnas behövliga säkerhetsarrangemang och möjlighet att larma hjälp, och arbetsgivaren ska utarbeta anvisningar om rutiner för hantering av hotfulla situationer.

Enligt Arbetarskyddsförvaltningens sida om risk för våld menas med en uppenbar risk för våld att sannolikheten för att en anställd kan bli utsatt för våld i samband med sina arbetsuppgifter är högre än i allmänhet. I vanligt kontors- och IT-arbete är risken i allmänhet inte uppenbar, men enligt sidan kan våld och risk för våld förekomma på alla arbetsplatser i alla branscher. Därför bedöms risken som en del av riskbedömningen enligt 10 § i lagen, och Arbetarskyddsförvaltningen nämner också eftervårdspraxis som en del av verksamhets- och säkerhetsanvisningarna. Stegen i bedömningen finns i guiden riskbedömning.

Om den som hotar är en arbetskamrat eller om det är fråga om trakasserier tillämpas 28 § i lagen, och verksamhetsmodellen finns i guiden osakligt bemötande. Om våldet leder till döden eller svår skada anmäls det till polisen och arbetarskyddsmyndigheten på samma sätt som andra allvarliga olycksfall i arbetet.

Var får arbetstagaren psykiskt stöd efter en kris?

• Företagshälsovården: enligt 11 § i statsrådets förordning 708/2013 (Finlex) omfattar ordnandet av första hjälpen även behövlig rådgivning och vägledning för att psykiska reaktioner ska kunna hanteras. Annat stöd beror på innehållet i avtalet om företagshälsovård, så kontrollera det före en kris.
• StartHealth: Minimum-paketet är förebyggande företagshälsovård utan sjukvård. Basic lägger till läkarens distansmottagning via video, chatt eller röstsamtal samt arbetshälsopsykologens distansmottagning utifrån läkarens bedömning. Support lägger till mottagning på plats utifrån en bedömning på distans, och gränserna bekräftas i offerten. Paketen finns på tjänstesidan.
• Kristelefon: MIELI rf:s Kristelefon har svenskspråkig jour på numret 09 2525 0112 måndagar och onsdagar kl. 16–20 samt tisdagar, torsdagar och fredagar kl. 9–13, och den finskspråkiga linjen 09 2525 0111 är öppen dygnet runt. Enligt sidan hjälper den till exempel när man har varit med om en omskakande händelse.
• Egen läkare och 112: om det inte finns någon företagshälsovård eller avtalet inte omfattar sjukvård får man hjälp vid den egna hälsostationen. Vid livsfara ringer man alltid nödnumret 112.

Arbetsgivaren kan berätta om alternativen, men var och en bestämmer själv om hen söker hjälp. Hur den psykiska hälsan stöds på arbetsplatsen beskrivs i guiden psykisk hälsa på arbetsplatsen.

Krisplan för ett företag med 5–25 personer: en mall att kopiera

Enligt MIELI rf behöver arbetsplatsen en plan särskilt för traumatiska kriser. Planen innehåller riktlinjer och fastställda samarbetsparter, till exempel företagshälsovården, medel för att stödja arbets- och funktionsförmågan hos dem som befinner sig i kris samt stegen för uppföljning och utvärdering. För ett litet företag räcker en sida. Kopiera mallen och fyll i den.

1. Krisledare och ersättare: namn och telefonnummer.
2. Nödsituation: ring 112, namnen på dem som kan första hjälpen och var första hjälpen-utrustningen finns.
3. Anmälningar: vem som anmäler ett allvarligt olycksfall i arbetet till polisen och arbetarskyddsmyndigheten och vem som anmäler till försäkringsbolaget.
4. Företagshälsovården: kontaktuppgifter, vad avtalet säger om krisstöd och vem som ringer.
5. Krishjälp på kvällen: MIELI Kristelefonen 09 2525 0112 på svenska och 09 2525 0111 dygnet runt på finska samt jouren i det egna området.
6. Information till teamet: vem som berättar, i vilken kanal och hur de som arbetar på distans nås samtidigt.
7. Integritet: med vems lov uppgifter om en person berättas och vad som inte berättas.
8. Extern kommunikation: vem som svarar kunder, investerare och medier om någon frågar.
9. Uppföljning: när situationen gås igenom på nytt med företagshälsovården, till exempel efter en vecka och en månad.
10. Översyn: planen ses över en gång om året och alltid när teamet, lokalerna eller företagshälsovården ändras; foga den till verksamhetsprogrammet för arbetarskyddet.

Vanliga frågor