Terveystiedot työpaikalla: mitä työnantaja saa tietää

Työnantaja saa käsitellä työntekijän terveystietoja vain, kun se on tarpeen sairausajan palkan maksamiseksi, poissaolon perusteen selvittämiseksi tai jos työntekijä itse haluaa työkykynsä selvitettävän niiden perusteella. Tietoja saavat käsitellä vain nimetyt henkilöt, ne säilytetään erillään muista henkilötiedoista ja poistetaan heti, kun peruste lakkaa. Työterveyshuolto kertoo työnantajalle työkyvystä vain yleisellä tasolla, ei diagnoosia ilman työntekijän suostumusta.

Opas on perustajalle tai operatiiviselle vetäjälle 5–25 hengen yrityksessä, jossa terveystietoja käsittelee usein toimitusjohtaja itse tai palkanlaskennan kumppani. Se ei ole oikeudellinen neuvonta yksittäiseen tapaukseen.

Mitä terveystietoja työnantaja saa käsitellä?

Terveystiedot kuuluvat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 9 artiklan erityisiin henkilötietoryhmiin. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan niiden käsittely on lähtökohtaisesti kiellettyä, ellei kieltoon ole säädetty poikkeusta. Työelämässä poikkeuksen antaa laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004. Työnhakijaa koskevat rajat ovat oppaassa saako työhaastattelussa kysyä terveydestä.

Lain 3 §:n mukaan työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, eikä tarpeellisuusvaatimuksesta voida poiketa työntekijän suostumuksella. Lain 5 §:n mukaan työnantajalla on oikeus käsitellä terveydentilaa koskevia tietoja, jos ne on kerätty työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta ja käsittely on tarpeen

• sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien suorittamiseksi,
• sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy, tai
• jos työntekijä nimenomaisesti haluaa selvitettävän työkykyisyyttään terveydentilaa koskevien tietojen perusteella.

Lisäksi tietoja saa käsitellä, kun muualla laissa niin säädetään. Työterveyshuoltolain 10 a §:n mukaan työnantajan on esimerkiksi ilmoitettava sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon viimeistään silloin, kun poissaolo on jatkunut kuukauden ajan.

Saako työnantaja tietää diagnoosin?

Diagnoosi voi tulla työnantajan tietoon, mutta sitä ei saa tallentaa. Työsuojeluhallinnon mukaan työnantaja saa koota rekisteriin sairauspoissaolojen ajankohdat esimerkiksi palkanmaksua varten, mutta ei saa tallentaa rekisteriin sairauslomien lääkärintodistuksiin kirjattuja diagnoositietoja. Työsuojeluhallinnon mukaan, jos sairauslomatodistuksessa edellytetään diagnoosia, työnantajalla on jo tieto siitä, mikä sairaus alentaa työkykyä. Työntekijä voi halutessaan itse kertoa sairaudestaan enemmän.

Kun sairauslomatodistus diagnoosi mukaan lukien toimitetaan työnantajalle, sen näkee vain nimetty käsittelijä, ja palkkajärjestelmään kirjataan pelkät päivät. Todistusten lajeista kertoo opas sairauslomatodistus työnantajalle, ja lyhyistä poissaoloista opas sairausloma omalla ilmoituksella. Työjärjestelyistä voi yleensä sopia ilman diagnoosia: riittää tieto poissaolon kestosta ja mahdollisista rajoitteista.

Mitä työterveyshuolto saa kertoa työnantajalle?

Tietosuoja työterveyshuollossa on tiukka. Tietosuojavaltuutetun toimiston usein kysyttyjen mukaan työterveyshuolto ei saa luovuttaa työntekijän terveystietoja työnantajalle ilman hänen suostumustaan. Työterveys saa antaa työnantajalle tiedon työkyvystä vain yleisellä tasolla, esimerkiksi työkykyinen, osittain työkykyinen tai työkyvytön, eikä todistukseen merkitä yksittäisiä testituloksia tai diagnoosia.

Työterveyshuoltolain 13 §:n mukaan työn vuoksi tehdyn terveystarkastuksen todistukseen merkitään yleinen arvio työntekijän terveydellisistä edellytyksistä hoitaa tehtäviään. Työsuojeluhallinnon mukaan työkykyneuvottelussa työntekijä sopii usein etukäteen työterveyshuollon kanssa, mitä sairaudesta kerrotaan työnantajalle.

Työnantajalla ei ole pääsyä työterveyshuollon potilastietojärjestelmään. Työterveyshuoltolain 1383/2001 21 §:n mukaan potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä säädetään asiakastietolaissa, joten ne ovat palveluntuottajan asiakirjoja. Siksi ne eivät siirry yritykselle, kun työterveys vaihtuu.

Mitä tietoa työnantaja saa? Taulukko

Huumetestauksen ehdoista kerrotaan oppaassa päihdeohjelma työpaikalla.

Kuka terveystietoja saa käsitellä ja missä niitä säilytetään?

Lain 759/2004 5 §:n mukaan terveystietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka niiden perusteella valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä tai panevat niitä toimeen. Työnantajan on nimettävä nämä henkilöt tai määriteltävä tehtävät, joihin käsittely kuuluu, eivätkä he saa ilmaista tietoja sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen. Työsuojeluhallinnon mukaan käsittelijöiden piirin tulee olla mahdollisimman rajattu.

Terveystiedot on säilytettävä erillään muista henkilötiedoista. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan terveydentilaa koskevia merkintöjä ei saa tallentaa esimerkiksi palkkahallinnon tietojen yhteyteen. Käytännössä pienessä yrityksessä tämä tarkoittaa erillistä, rajattua kansiota tai järjestelmän osaa, jota vain nimetyt henkilöt voivat avata. Työnantaja saa luovuttaa työntekijän toimittaman lääkärintodistuksen työterveyshuoltoon, ellei työntekijä ole kieltänyt sitä.

Kuinka kauan terveystietoja saa säilyttää?

Laki ei anna kiinteää säilytysaikaa. Lain 759/2004 5 §:n mukaan terveydentilaa koskevat tiedot on poistettava välittömästi sen jälkeen, kun käsittelylle ei ole laissa tarkoitettua perustetta, ja käsittelyn perustetta ja tarvetta on arvioitava vähintään viiden vuoden välein. Terveystietojen säilyttäminen työnantajalla perustuu siis tarpeeseen, ei vakioaikaan: kun palkka on maksettu ja asia käsitelty, arvioi, tarvitaanko todistusta vielä.

Esimerkki (kuvitteellinen): 12 hengen ohjelmistoyritys

Työntekijä on kaksi viikkoa sairauslomalla ja lähettää lääkärintodistuksen toimitusjohtajalle sähköpostilla. Toimitusjohtaja on nimetty käsittelijä: hän tallentaa todistuksen rajattuun kansioon, poistaa sähköpostin ja kirjaa palkkajärjestelmään vain poissaolon päivät. Tiimin vetäjä saa tiedon siitä, milloin työntekijä palaa, ja järjestää työt sen mukaan. Kun sairausajan palkka on maksettu ja asia käsitelty, toimitusjohtaja arvioi, tarvitaanko todistusta vielä, ja poistaa sen, kun peruste on lakannut. Esimerkki ei ole asiakastarina.

Sisäinen ohje terveystietojen käsittelyyn: malli

Alla on malli, jonka voi kopioida yrityksen omaksi ohjeeksi. Se on lähtökohta, ei oikeudellinen asiakirja; tarkista se tietosuojasta vastaavan henkilön kanssa.

TERVEYSTIETOJEN KÄSITTELY – [Yritys Oy] – päivitetty [pvm]

Mitä käsittelemme
- Sairauspoissaolon päivät ja työntekijän toimittamat todistukset
  sairausajan palkkaa ja poissaolon perustetta varten.
- Emme tallenna diagnooseja palkka- tai henkilöstöjärjestelmään.

Kuka käsittelee
- Nimetyt käsittelijät: [nimi, rooli] ja [nimi, rooli].
- Esihenkilö saa tiedon poissaolon kestosta, ei syystä.

Missä säilytetään
- Erillinen kansio: [järjestelmä / polku], pääsy vain nimetyillä.
- Ei sähköpostiin, chattiin tai yhteisiin kansioihin.

Kuinka kauan
- Poistetaan heti, kun peruste lakkaa.
- Tarpeen arviointi vähintään kerran vuodessa, lain mukaan viimeistään viiden vuoden välein.

Työterveyshuolto
- Työterveyshuolto antaa meille vain yleisen arvion työkyvystä.
- Ilmoitamme sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon viimeistään,
  kun poissaolo on jatkunut kuukauden.

Vuosittainen tarpeen arviointi on mallin oma, lakia tiukempi linjaus.

Mitä tiimille kannattaa kertoa?

Työntekijän kannattaa tietää etukäteen, mihin hänen tietojaan käytetään. Kerro perehdytyksessä, miten todistus toimitetaan, kuka sen näkee, mitä palkkajärjestelmään kirjataan ja että työterveyshuolto ei kerro diagnoosia ilman suostumusta. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan työntekijä voi kysyä työterveyshuollosta, kuka hänen tietojaan on käsitellyt ja kenelle niitä on luovutettu.

Pienessä tiimissä terveys ei ole yhteinen keskustelunaihe. Jos työntekijä itse haluaa kertoa sairaudestaan, se on hänen valintansa, eikä tietoa välitetä eteenpäin. Sama periaate koskee mielenterveyttä työpaikalla ja varhaisen tuen keskusteluja. Laki 759/2004 on myös pidettävä työntekijöiden nähtävillä työpaikalla.

Muistilista: terveystiedot kuntoon tällä viikolla

1. Nimeä terveystietojen käsittelijät, yleensä yksi tai kaksi henkilöä.
2. Perusta erillinen kansio, jonka käyttöoikeudet on rajattu nimetyille.
3. Tarkista, ettei palkka- tai henkilöstöjärjestelmässä ole diagnooseja tai sairauksien nimiä.
4. Siirrä sähköpostiin ja chattiin jääneet todistukset erilliseen kansioon ja poista kopiot.
5. Kirjaa sisäinen ohje ja kerro siitä tiimille.
6. Sovi työterveyshuollon kanssa, miten työkykyä koskevat tiedot välitetään ja kuka niitä vastaanottaa.
7. Merkitse kalenteriin säännöllinen tarpeen arviointi ja poista tiedot, joille ei ole enää perustetta.

Jos sairausajan palkka on epäselvä, katso opas sairausloma ja palkka. Lakisääteinen työterveyshuolto kuuluu jokaiseen StartHealthin palvelupakettiin.

Usein kysytyt kysymykset