Työterveys vaihtuu: tiedote työntekijöille ja potilastiedot

Kun työterveys vaihtuu, työntekijälle muuttuu käytännössä kaksi asiaa: mistä aika varataan ja keneen otetaan yhteyttä. Oikeus työnantajan järjestämään työterveyshuoltoon ei muutu. Potilasasiakirjat jäävät lain mukaan aiemman palveluntuottajan rekisteriin, ja uusi työterveys saa ne hoidossa käyttöönsä työntekijän antamalla luovutusluvalla. Työnantaja ei saa potilastietoja nähtäväkseen vaihdon yhteydessä.

Tämä opas on perustajalle tai operatiiviselle vastuuhenkilölle, joka vaihtaa palveluntuottajaa ja kertoo siitä 5–25 hengen tiimille. Saat valmiin tiedotteen, muistutusviestin ja viestinnän aikataulun. Vaihdon vaiheet ovat oppaassa työterveyden vaihtaminen. Jos vasta harkitset vaihtoa, lue ensin kannattaako työterveys vaihtaa.

Mikä muuttuu työntekijälle, kun työterveys vaihtuu?

Taulukon rivit perustuvat työterveyshuoltolakiin, asiakastietolakiin ja Kanta-palvelujen ohjeisiin. Kun asia riippuu sopimuksesta, se on sanottu.

Työntekijälle vaihto on siis lähinnä uusi ajanvarauskanava ja yksi selkeä viesti. Tarkistamissamme säännöksissä häneltä ei edellytetä vaihdon vuoksi mitään toimia: tiedot pysyvät tallessa ja luovutuslupa on vapaaehtoinen. Sairaanhoito on työnantajalle vapaaehtoinen lisä (14 §), joten sen laajuus voi muuttua. Kerro tiimille suoraan, jos jokin palvelu jää pois tai tulee lisää. Sopimuksen sisältö on kuvattu oppaassa työterveyssopimus.

Mitä potilastiedoille tapahtuu, kun työterveys vaihtuu?

Säännökset ovat asiakastietolaissa eli sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetussa laissa 703/2023. Potilastiedot ovat salassa pidettäviä (4 §), eivätkä ne siirry työnantajan päätöksellä. Työntekijän luvalla ne ovat uuden työterveyden käytettävissä.

• Kuka on rekisterinpitäjä. Työterveyshuollossa potilastietojen rekisterinpitäjä on se palvelunantaja, jonka kanssa työnantaja on tehnyt sopimuksen (13 §). Kun palvelu ostetaan palveluntuottajalta, työnantaja ei ole rekisterinpitäjä.
• Mitä vaihdossa tapahtuu. Laki sanoo asian suoraan: ”Jos työnantaja vaihtaa työterveyshuollon palvelunantajaa, potilasasiakirjat jäävät aiemman palvelunantajan rekisterinpitoon” (15 §).
• Miten uusi työterveys saa tiedot. Terveydenhuollon palvelunantajalla on oikeus saada ja käyttää muiden palvelunantajien potilastietoja hoidon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi, kun asiakas on antanut luovutusluvan (54 §). Tiedot haetaan ensisijaisesti Kanta-palveluista. Kanta.fi:n mukaan ammattilainen saa hyödyntää tietoja vain, jos se on hoidon kannalta tarpeellista ja hänellä on hoitosuhde potilaaseen.
• Mitä työntekijä päättää. Luovutuslupa on vapaaehtoinen, voimassa toistaiseksi ja peruttavissa (58 §). Sen voi antaa OmaKannassa tai terveydenhuollon käynnillä. Lupaa voi rajata kielloilla, ja kiellon voi kohdistaa esimerkiksi yksityisen työterveyshuollon rekisteriin (59 §). Kanta.fi:n mukaan ilman luovutuslupaa tietoja voidaan käyttää vain siinä organisaatiossa, jossa ne on kirjattu.
• Mistä työntekijä näkee tietonsa. OmaKannassa näkyvät Kantaan tallennetut käynnit, tutkimustulokset, reseptit sekä lääkärintodistukset ja -lausunnot. Kanta.fi:n mukaan kaikki yksiköt eivät tallenna Kantaan kaikkea, joten puuttuvaa tietoa kysytään tiedon kirjanneesta yksiköstä.

Työterveyshuoltolain 21 § on muutettu lailla 716/2023. Se viittaa nyt asiakastietolakiin, eikä siinä ole omaa säännöstä tietojen siirtämisestä palveluntuottajan vaihtuessa.

Työnantajalle tämä tarkoittaa kahta asiaa. Älä lupaa tiimille, että tiedot siirtyvät: kerro, että ne pysyvät tallessa aiemmalla palveluntuottajalla, ja ohjaa tarkistamaan luovutuslupa OmaKannasta. Älä myöskään pyydä tietoja itsellesi. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan työterveyshuolto ei saa luovuttaa työntekijän terveystietoja työnantajalle ilman tämän suostumusta. Poikkeuksista säädetään laissa: työterveyslääkäri saa esimerkiksi antaa työnantajalle kirjallisen lausunnon terveystarkastusten johtopäätöksistä erityistä sairastumisen vaaraa aiheuttavissa töissä (työterveyshuoltolaki 18 §).

Mitkä asiakirjat työnantaja voi luovuttaa itse?

Työnantajan omat asiakirjat eivät ole potilastietoja. Työterveyshuoltolain mukaan työnantajalla on oltava työterveyshuollosta kirjallinen sopimus (6 §) ja toimintasuunnitelma (11 §), ja sopimus ja työpaikkaselvitys on pidettävä työntekijöiden nähtävänä työpaikalla (25 §). Voit antaa uudelle palveluntuottajalle itse:

• viimeisimmän työpaikkaselvityksen raportin
• työterveyshuollon toimintasuunnitelman
• nykyisen sopimuksen ja palvelukuvauksen
• henkilöstön määrän, työtehtävät ja työpisteet ilman terveystietoja.

Työnantajan on muutenkin annettava työterveyshuollolle tiedot työstä, työjärjestelyistä, henkilöstöstä ja työpaikan olosuhteista (15 §). Sovi uuden palveluntuottajan kanssa, tarvitaanko uusi työpaikkaselvitys. Vanhan sopimuksen päättäminen on oma asiansa: irtisanomisaika ja ilmoituspohja ovat oppaassa työterveyssopimuksen irtisanominen.

Tiedote työntekijöille: valmis pohja

Kopioi pohja ja täytä hakasulkeissa olevat kohdat. Lähetä tiedote kanavassa, jota tiimi lukee päivittäin.

Aihe: Työterveytemme vaihtuu [päivämäärä]

Hei,

työterveytemme vaihtuu [päivämäärä]. Uusi työterveytemme on [uusi palveluntuottaja]. Nykyinen työterveys palvelee meitä [päivämäärä] asti.

Ajanvaraus [päivämäärä] alkaen: [ajanvarauksen osoite tai ohje]. Muu yhteydenotto: [chat, viestit tai puhelin].

Mikä ei muutu: oikeutesi työterveyshuoltoon ja tapa, jolla ilmoitat sairauspoissaolosta meille. Palvelujen sisältö: [mitä sopimukseen kuuluu].

Jos hoitosi on kesken: kysy hoitavalta ammattilaiselta ennen muutospäivää, miten hoito jatkuu. Varaa sen jälkeen aika uudesta työterveydestä.

Potilastietosi: tiedot jäävät lain mukaan nykyisen työterveyden rekisteriin. Uusi työterveys voi käyttää niitä hoidossasi, jos olet antanut luovutusluvan. Voit tarkistaa luvan ja nähdä omat tietosi OmaKannassa osoitteessa kanta.fi.

Tietosuoja: työterveys ei luovuta terveystietojasi työnantajalle ilman suostumustasi. Tämä ei muutu vaihdossa.

Kysymykset: [yhteyshenkilö ja yhteystieto]. Uusi sopimus on nähtävänä [paikka].

Muistutus viimeiselle viikolle:

Muistutus: työterveytemme vaihtuu [päivämäärä]. Siitä alkaen aika varataan täältä: [ajanvarauksen osoite tai ohje]. Jos hoitosi on kesken, kysy jatkosta hoitavalta ammattilaiselta tällä viikolla. Kysymykset: [yhteyshenkilö].

Esimerkki: jos uusi työterveys on StartHealth, ajanvarauksen kohdalle kirjoitetaan sivuston Ajanvaraus-painike. Omaa sovellusta ei ole: asiointi tapahtuu portaalin chatissa ja viesteillä. Basic-paketissa lääkärin etävastaanotto toimii video-, chat- tai puheyhteydellä. Etäpalvelut kattavat Suomen ja lähipalvelut ovat Helsingissä, ja lähikäynti järjestetään tarpeen ja ammattilaisen arvion mukaan. Lue lisää oppaasta työterveys etänä. Paketit ovat palvelusivulla ja hinnat sivulla työterveyden hinta.

Viestinnän aikataulu: neljä hetkeä

1. Kun päätös on tehty. Kerro, että työterveys vaihtuu, milloin ja miksi. Kerro myös, jos palvelujen sisältö muuttuu. Käsittele asia henkilöstön kanssa jo ennen päätöstä, kuten seuraavassa luvussa kuvataan.
2. Kaksi viikkoa ennen. Lähetä tiedote. Varmista uudelta palveluntuottajalta, että ajanvarausohje on lopullinen. Lähetä muistutus viimeisellä viikolla.
3. Muutospäivänä. Päivitä perehdytysaineisto ja muut ohjeet ja laita uusi sopimus nähtäväksi.
4. Kuukausi vaihdon jälkeen. Kysy tiimiltä, löytyikö ajanvaraus ja jäikö jokin epäselväksi. Vie palaute uudelle palveluntuottajalle.

Aikataulu on suositus, ei lain vaatimus. StartHealthissa palvelu alkaa tyypillisesti 1–7 vuorokaudessa aloituspalaverin ajankohdasta riippuen, sopimuksessa nimetään vastuulääkäri ja uusi työntekijä lisätään samana päivänä. Vahvista päivämäärät kirjallisesti molempien palveluntuottajien kanssa ennen kuin kerrot ne tiimille.

Pitääkö vaihto käsitellä henkilöstön kanssa?

Työterveyshuoltolain 8 §:n mukaan työnantajan on toimittava yhteistoiminnassa työntekijöiden tai heidän edustajiensa kanssa, kun se valmistelee työterveyshuollon toteuttamiseksi tarpeellisia päätöksiä. Yhteistoiminta koskee työterveyshuollon järjestämisen yleisiä suuntaviivoja ja toiminnan suunnittelua, kuten toimintasuunnitelmaa, sisältöä, laajuutta ja toteutusta. Tarpeelliset tiedot on annettava riittävän ajoissa.

Ennen kuin työnantaja ratkaisee työterveyshuollon järjestämiseen olennaisesti vaikuttavan asian, se on käsiteltävä työsuojelutoimikunnassa tai, jos sitä ei ole, työsuojeluvaltuutetun kanssa. Jos työsuojeluvaltuutettua ei ole valittu, asia käsitellään mahdollisuuksien mukaan yhdessä henkilöstön kanssa. Työsuojeluvaltuutettu on valittava työpaikalla, jossa työskentelee säännöllisesti vähintään kymmenen työntekijää, ja työsuojelutoimikunta perustettava, kun työntekijöitä on vähintään 20 (laki 44/2006, 29 § ja 38 §).

Pykälä ei mainitse palveluntuottajan vaihtoa erikseen. Vaihto vaikuttaa kuitenkin siihen, miten ja missä palvelut toteutetaan, joten suosittelemme käsittelemään sen ennen päätöstä. Kirjaa päivämäärä ja se, mitä sovittiin. Työntekijöillä on myös oikeus tehdä ehdotuksia työterveyshuollon kehittämiseksi, ja käsittelyn laiminlyönnistä voidaan tuomita sakkoon (23 §).

Usein kysytyt kysymykset