Företagshälsovården byts: meddelande och patientuppgifter

När företagshälsovården byts ändras i praktiken två saker för arbetstagaren: var man bokar tid och vem man kontaktar. Rätten till den företagshälsovård som arbetsgivaren ordnar ändras inte. Journalhandlingarna blir enligt lagen kvar i den tidigare serviceproducentens register, och den nya företagshälsovården får använda dem i vården med ett tillstånd för utlämnande som arbetstagaren ger. Arbetsgivaren får inte se patientuppgifterna i samband med bytet.

Den här guiden är för dig som är grundare eller operativt ansvarig, som byter serviceproducent och berättar om det för ett team på 5–25 personer. Du får ett färdigt meddelande, en påminnelse och en tidtabell för kommunikationen. Stegen i bytet finns i guiden att byta företagshälsovård. Om du ännu bara överväger ett byte, läs först lönar det sig att byta företagshälsovård.

Vad ändras för arbetstagaren när företagshälsovården byts?

Raderna i tabellen bygger på lagen om företagshälsovård, kunduppgiftslagen och Kanta-tjänsternas anvisningar. När en sak beror på avtalet sägs det.

För arbetstagaren är bytet alltså närmast en ny kanal för tidsbokning och ett tydligt meddelande. I de bestämmelser vi har kontrollerat krävs inga åtgärder av arbetstagaren på grund av bytet: uppgifterna finns kvar och tillståndet för utlämnande är frivilligt. Sjukvården är ett frivilligt tillägg för arbetsgivaren (14 §), så dess omfattning kan ändras. Säg det rakt ut till teamet om någon tjänst faller bort eller kommer till. Avtalets innehåll beskrivs i guiden avtal om företagshälsovård.

Vad händer med patientuppgifterna när företagshälsovården byts?

Bestämmelserna finns i kunduppgiftslagen, det vill säga lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården 703/2023. Patientuppgifterna är sekretessbelagda (4 §), och de flyttas inte genom arbetsgivarens beslut. Med arbetstagarens tillstånd kan den nya företagshälsovården använda dem.

• Vem som är personuppgiftsansvarig. Inom företagshälsovården är den tjänstetillhandahållare personuppgiftsansvarig för patientuppgifterna som arbetsgivaren har ingått avtal med (13 §). När tjänsten köps av en serviceproducent är arbetsgivaren inte personuppgiftsansvarig.
• Vad som händer vid bytet. Lagen säger det rakt ut: ”Om en arbetsgivare byter tjänstetillhandahållare inom företagshälsovården, kvarstår personuppgiftsansvaret för journalhandlingarna hos den tidigare tjänstetillhandahållaren” (15 §).
• Hur den nya företagshälsovården får uppgifterna. En tjänstetillhandahållare inom hälso- och sjukvården har rätt att få och använda patientuppgifter som innehas av andra tjänstetillhandahållare för att ordna och tillhandahålla vården, när kunden har gett sitt tillstånd för utlämnande (54 §). Uppgifterna hämtas i första hand från Kanta-tjänsterna. Enligt Kanta.fi får en yrkesperson använda uppgifterna bara om det behövs för vården och hen har en vårdrelation till patienten.
• Vad arbetstagaren bestämmer. Tillståndet för utlämnande är frivilligt, gäller tills vidare och kan återtas (58 §). Det kan ges i MittKanta eller vid ett besök inom hälso- och sjukvården. Tillståndet kan begränsas med förbud, och ett förbud kan till exempel gälla ett register inom privat företagshälsovård (59 §). Enligt Kanta.fi kan uppgifterna utan tillstånd för utlämnande användas bara i den organisation där de har registrerats.
• Var arbetstagaren ser sina uppgifter. I MittKanta syns de besök, undersökningsresultat, recept samt läkarintyg och läkarutlåtanden som har sparats i Kanta. Enligt Kanta.fi sparar inte alla enheter allt i Kanta, så uppgifter som saknas frågar man efter hos den enhet som har registrerat dem.

Lagen om företagshälsovård 21 § har ändrats genom lagen 716/2023. Den hänvisar nu till kunduppgiftslagen och har ingen egen bestämmelse om överföring av uppgifter när serviceproducenten byts.

För arbetsgivaren betyder detta två saker. Lova inte teamet att uppgifterna flyttas: berätta att de finns kvar hos den tidigare serviceproducenten, och be teamet kontrollera tillståndet för utlämnande i MittKanta. Be inte heller om uppgifterna för egen del. Enligt Dataombudsmannens byrå får företagshälsovården inte lämna ut en arbetstagares hälsouppgifter till arbetsgivaren utan arbetstagarens samtycke. Om undantagen föreskrivs i lag: företagsläkaren får till exempel ge arbetsgivaren ett skriftligt utlåtande om slutsatserna av hälsoundersökningarna i arbeten som orsakar särskild risk för ohälsa (lagen om företagshälsovård 18 §).

Vilka dokument kan arbetsgivaren själv lämna över?

Arbetsgivarens egna dokument är inte patientuppgifter. Enligt lagen om företagshälsovård ska arbetsgivaren ha ett skriftligt avtal om företagshälsovården (6 §) och en verksamhetsplan (11 §), och avtalet och arbetsplatsutredningen ska hållas framlagda för arbetstagarna på arbetsplatsen (25 §). Du kan själv ge den nya serviceproducenten:

• rapporten över den senaste arbetsplatsutredningen
• verksamhetsplanen för företagshälsovården
• det nuvarande avtalet och tjänstebeskrivningen
• antalet anställda, arbetsuppgifterna och arbetsställena utan hälsouppgifter.

Arbetsgivaren ska också i övrigt ge företagshälsovården uppgifter om arbetet, arbetsarrangemangen, personalen och förhållandena på arbetsplatsen (15 §). Kom överens med den nya serviceproducenten om det behövs en ny arbetsplatsutredning. Att avsluta det gamla avtalet är en sak för sig: uppsägningstiden och en mall för meddelandet finns i guiden uppsägning av företagshälsovårdsavtal.

Meddelande till arbetstagarna: färdig mall

Kopiera mallen och fyll i punkterna inom hakparentes. Skicka meddelandet i den kanal som teamet läser dagligen.

Ämne: Vår företagshälsovård byts [datum]

Hej,

vår företagshälsovård byts [datum]. Vår nya företagshälsovård är [ny serviceproducent]. Den nuvarande företagshälsovården betjänar oss till och med [datum].

Tidsbokning från och med [datum]: [adress eller anvisning för tidsbokningen]. Övrig kontakt: [chatt, meddelanden eller telefon].

Vad som inte ändras: din rätt till företagshälsovård och sättet du anmäler sjukfrånvaro till oss. Tjänsternas innehåll: [vad som ingår i avtalet].

Om din vård pågår: fråga den yrkesperson som vårdar dig före dagen för bytet hur vården fortsätter. Boka därefter tid hos den nya företagshälsovården.

Dina patientuppgifter: uppgifterna blir enligt lagen kvar i den nuvarande företagshälsovårdens register. Den nya företagshälsovården kan använda dem i din vård om du har gett ditt tillstånd för utlämnande. Du kan kontrollera tillståndet och se dina egna uppgifter i MittKanta på adressen kanta.fi.

Dataskydd: företagshälsovården lämnar inte ut dina hälsouppgifter till arbetsgivaren utan ditt samtycke. Det här ändras inte vid bytet.

Frågor: [kontaktperson och kontaktuppgift]. Det nya avtalet finns framlagt [plats].

Påminnelse för den sista veckan:

Påminnelse: vår företagshälsovård byts [datum]. Från och med då bokar du tid här: [adress eller anvisning för tidsbokningen]. Om din vård pågår, fråga den yrkesperson som vårdar dig om fortsättningen den här veckan. Frågor: [kontaktperson].

Exempel: om den nya företagshälsovården är StartHealth skriver du tidsbokningsknappen på webbplatsen vid punkten för tidsbokning. Det finns ingen egen app: kontakten sker i portalens chatt och med meddelanden. I paketet Basic fungerar läkarens distansmottagning via video, chatt eller samtal. Distanstjänsterna täcker Finland och tjänsterna på plats finns i Helsingfors, och ett besök på plats ordnas enligt behov och yrkespersonens bedömning. Läs mer i guiden företagshälsovård på distans. Paketen finns på tjänstesidan och priserna på sidan pris på företagshälsovård.

Tidtabell för kommunikationen: fyra tillfällen

1. När beslutet är fattat. Berätta att företagshälsovården byts, när och varför. Berätta också om tjänsternas innehåll ändras. Behandla saken med personalen redan före beslutet, så som nästa avsnitt beskriver.
2. Två veckor före. Skicka meddelandet. Kontrollera med den nya serviceproducenten att anvisningen för tidsbokningen är slutlig. Skicka påminnelsen under den sista veckan.
3. På dagen för bytet. Uppdatera introduktionsmaterialet och de övriga anvisningarna och lägg fram det nya avtalet.
4. En månad efter bytet. Fråga teamet om tidsbokningen gick att hitta och om något blev oklart. För responsen vidare till den nya serviceproducenten.

Tidtabellen är en rekommendation, inget lagkrav. Hos StartHealth börjar tjänsten vanligen inom 1–7 dygn, beroende på tidpunkten för startmötet, i avtalet utses en ansvarig läkare och en ny arbetstagare läggs till samma dag. Bekräfta datumen skriftligt med båda serviceproducenterna innan du berättar dem för teamet.

Måste bytet behandlas med personalen?

Enligt 8 § i lagen om företagshälsovård ska arbetsgivaren samarbeta med arbetstagarna eller deras företrädare när den bereder beslut som är nödvändiga för att företagshälsovården ska kunna genomföras. Samarbetet gäller de allmänna riktlinjerna för ordnandet av företagshälsovård och planeringen av verksamheten, såsom verksamhetsplanen, innehållet, omfattningen och genomförandet. De nödvändiga uppgifterna ska ges i tillräckligt god tid.

Innan arbetsgivaren fattar beslut om en omständighet som väsentligt inverkar på ordnandet av företagshälsovården ska saken behandlas i arbetarskyddskommissionen eller, om en sådan inte finns, tillsammans med arbetarskyddsfullmäktigen. Om ingen arbetarskyddsfullmäktig har valts behandlas saken i mån av möjlighet tillsammans med personalen. En arbetarskyddsfullmäktig ska utses på en arbetsplats där det regelbundet arbetar minst tio arbetstagare, och en arbetarskyddskommission ska inrättas när arbetstagarna är minst 20 (lagen 44/2006, 29 § och 38 §).

Paragrafen nämner inte särskilt bytet av serviceproducent. Bytet påverkar ändå hur och var tjänsterna genomförs, så vi rekommenderar att du behandlar det före beslutet. Anteckna datumet och vad ni kom överens om. Arbetstagarna har också rätt att lägga fram förslag till utvecklande av företagshälsovården, och den som försummar behandlingen kan dömas till böter (23 §).

Vanliga frågor